عناصر التقرير وخصائصه

عناصر التقرير من المواضيع المهمة التي ترفع من المستوى الثقافي للفرد، والمقصود بعناصر التّقرير الأشياء التي يتكوَّن منه التَّقرير، لذلك يجب على من يريد كتابة أي تَقرير أن يكون ملمًا بهذه العناصر، يعرفها تمامًا ويعرف كيف يقوم بإدراجها في التّقرير حتَّى يكون التقرير كاملًا متكاملًا، وفي سطور هذا المقال سوف نقوم بتعريف التّّقرير أولًا ثمَّ سنتحدث عن أنواع التّقرير ثمَّ عناصر التّقرير بالتفصيل ثمَّ خصائص التَّقرير وخطوات كتابة التَّقرير.

تعريف التقرير

يمكن القول في تعريف التَّقرير في اللغة العربية على أنَّه نص توضيحي يُعنى بمسألة أو موضوع محدد فيشرح فيه ويفصِّل في حيثياته، ويمكن القول في تعريف التَّقرير أيضًا بأنَّه وسيلة من الوسائل الكتابية للبحث في موضوع معين، وهو عبارة عن عرض مكتوب يضم هذا العرض بيانات خاصة تتعلَّق بموضوع أو مسألة بعينها، وهو أن يكتب المرء كتابة موضوعية عن شيء معين، ويشمل التَّقرير اقتراحات وتوصيات وتحليلًا ونتائج لهذا التحليل أيضًا.[1]

أنواع التقرير

للتقرير أنواع كثيرة تختلف هذه الأنواع باختلاف القضية أو المسألة التي يهتم بها التَّقرير والتي يتحدَّث عنها ويبحث فيها، ويُقسم التَّقرير من حيث نوعه إلى تقرير إخباري وتقرير حي وتقرير عرض الشخصيات، وفيما يأتي تفصيل في هذه الأنواع الثلاثة:

التقرير الإخباري

يُطلق مصطلح التَّقرير الإخباري على التَّقارير التي تُعنى بنقل الأخبار المختلفة، شريطة أن تكون هذه الأخبار جادة تمامًا، فكلُّ تقرير ينقل الأخبار السياسية أو الرياضية أو الاقتصادية أو التعليمية أو التربوية أو غير ذلك من الأخبار العالمية والمحلية في مختلف المجالات فهو تقرير إخباري.

التقرير الحي

أمَّا التَّقرير الحي فهو من أنواع التَّقارير أيضًا، وهو التقرير الذي يقوم بتسليط الضوء على الوقائع والأحداث الحية، فيعمل على وصف هذه الأحداث وتوضيحها والتفصيل فيه، كما أنَّه يدرس جميع حيثيات الحدث وجميع الأشخاص المتعلِّقين بهذه الوقائع والأحداث الحية، ولأنَّ هذا النوع من التقارير يهتم بالأحداث الحية، فقد سُمِّي بالتَّقرير الحي، أي الواقعي الذي يرصد الواقع بدقَّة.

تقرير عرض الشخصيات

أمَّا تقرير عرض الشخصيات فهو نوع له من اسمه نصيب وافر أيضًا، حيث يقوم هذا النوع من التَّقارير على عرض سيرة حياة الشخصيات وأعمال الشخصيات التي تلعب دورًا مهمًا وبارزًا في مختلف الأصعدة والمجالات في المجتمع، ويقوم هذا النوع من التَّقارير بدراسة هذه الشخصيات وتحليلها وتسليط الضوء على أفكار الشخصية وانتماءاتها وخططها وأعمالها أيضًا.

عناصر التقرير

إنَّ بناء التقرير أو كتابته تحتاج عناية فائقة، تكمن هذه العناية في فهم كاتب التَّقرير بعناصر التَّقرير كاملة، وتطبيق هذه العناصر بالتفصيل والعناية بأدق تفاصيل عَناصر التقريرِ، حتَّى يكون التَّقريرُ كاملًا متكاملًا، وجدير بالقول إنَّ على كاتب التقرير أن يتأكد من صحة المعلومات التي سيوردها في تقريره كاملة لكي يكون التَّقرير سليمًا من أي معلومة خاطئة، وأن يكون أسلوبه في عرض ما يريد في التَّقرير مشوِّقًا، جاذبًا للقارئ، وأن يبتعد عن السرد الممل الذي ينفر القارئ، وللتقرير عناصر كثيرة يجب أن تتوفّر في التقرير حتَّى يكون متكاملًا، وفيما يأتي تفصيل في هذه العناصر كاملة:

صفحة العنوان

صفحة العنوان في التَّقرير أي الصفحة الأولى من التَّقرير، وهذه الصفحة من أهم صفحات التَّقرير؛ لأنَّها تحوي الكثير من الأشياء المهمة في التَّقرير، ففيها عنوان التَّقرير وفيها اسم ورقم كاتب التَّقرير أو قد يوجد فيها أكثر من اسم ورقم إذا كان للتقرير أكثر من كاتب واحد، وفي صفحة العنوان اسمن ورقم المساق أو الجامعة وفيه تاريخ تسليم التَّقرير أيضًا.

الشكر والتقدير

ويُعدُّ الشكر والتَّقدير والثناء من أهم العناصر في التَّقرير، حيث يجب على كاتب التَّقرير أن يقدِّم الشكر والثناء لكلِّ من ساهم في إنجاح تقريره ولجميع من استقى منه المعلومات اللازمة لكتابة التَّقرير، كما ينبغي على كاتب التَّقرير أن يشكر الأفراد والمؤسسات أو الشركات التي ساهمت ولو بشيء بسيط يسير في اكتمال التَّقرير.

جدول المحتويات

يُعدُّ جدول المحتويات من أهم عَناصر التَّقرير إنْ لم يكن أهمَّ العناصر على الاطلاق، حيث يجب على كاتب التَّقرير أن يقوم بوضع جدول منظم ومرقم بشكل تدريجي ومتسلسل بشكل هرمي يسرد فيه محتويات التَّقرير كاملة، وذلك لكي يسهل على القارئ البحث والتنقل بين موضوعات التَّقرير ومحتوياته كاملة.

الملخص

أمَّا الملخص في التقريرِ فهو عبارة عن نظرة خاطفة على كامل ما جاء في التَّقرير من معلومات وبيانات، والهدف من الملخص هو منح القارئ فرصة الاطلاع على ما ورد في التَّقرير بشكل سريع، أي أنَّ الملخص يعرض النقاط الرئيسة التي بُني عليها التَّقرير في الأساس، فإذا لم يكن القارئ يملك الوقت الكافي للمرور على كلِّ ما مر في التَّقرير، فعندها يحتاج القارئ للمرور على الملخص، ويجب أن يتضمن الملخص ما يأتي:

• السبب الرئيس الذي دفع كاتب التَّقرير لكتابة تقريره، وأن يتضمن التوصيات والمعلومات التي بُني عليها التَّقرير.
• يجب ألَّا يقدِّم الكاتب في الملخص أيَّةَ معلومات غير موجودة في صلب التقريرِ.
• يجب أن يكون الملخص مرتبًا ترتيبًا يوافق ترتيب المعلومات ضمن التَّقرير.
• يجب أن يكون الملخص قصيرًا وألَّا يزيد عن صفحة واحدة، لأنَّه في الأساس وسيلة سريعة للمرور على كلِّ ما ورد في التَّقرير.
• ويجب أن يتناسب طول الملخص مع طول التَّقرير.

المقدمة

وتُعدُ المقدمة أيضًا من أهمِّ العناصرِ التي يقوم عليها التَّقرير، ويجب أن تحتوي المقدمة على وصف بسيط سريع لما سيأتي في التَّقرير إضافة إلى إيضاح كلِّ الأهداف المرجوة من التقريرِ، ويجب أن تشير المقدمة أيضًا إلى المسألة أو القضية أو المشكلة التي يبحث فيها التقريرُ، ويجب أن تتضمَّن نظرة خاطفة على التَّقرير كاملًا.

تقرير الأنشطة

أمَّا تقرير الأنشطة فهو أيضًا من أهم عناصرِ التَّقرير، وهو المكان الذي يُخصصه كاتب التقرير لتسليط الضوء على الأحداث والمجريات التي حصلت خلال تنفيذ مشروع التَّقرير، وفي تقرير الأنشطة تتمُّ مناقشة كلُّ خطوة من الخطوات التي مشاها الكاتب في سبيل إنجاز التقريرِ، ويتم تسليط الضوء على الأبحاث التي أخذتْ منها معلومات التَّقرير إضافة إلى الأنشطة التي ساهمت في إكمال التَّقرير وجميع من ساهم في إكمال، ويجب أن يضم تَقرير الأنشطة أيضًا هوية كلِّ من ساهم في هذا التقريرِ بشكل أو بآخر.

النقاش

يُعدُّ النقاش الجزء الأساسي وأهم العناصر في التَّقرير، وللنقاش هدفان اثنان، وهما أن يشرح الكاتب كلَّ النتائج التي توصَّل إليها في تقريرهِ، وأن يجد المسوغات كاملة للتوصيات التي يقدِّمها في التَّقرير، وجدير بالذكر إنَّ في النقاش مجموعة من النقاط التي يجب أن يراعيها الكاتب، وهي أن يحلل بطريقة منهجية، وأن يحسن تقسيم المحتوى الذي أمامه إلى عناوين فرعية وذلك من أجل سهولة إيصال المعلومة إلى القارئ، وأن يدعم كلَّ النتائج بالأدلة المناسبة، وأن يشرح ويفصِّل في النتائج التي وصل إليها بهدف إقناع القارئ بها.

تلخيص نهائي للنقاط

ويُعدُّ أيضًا تلخيص النقاط النهائي من عناصر التَقرير المهمة التي لا يمكن الإغفال عنها، ويتضمن هذا التلخيص النهائي نظرة خاطفة لما جاء في التَّقرير بشكل عام.

التوصيات

أمَّأ التوصيات فهي عبارة عن مجموعة من النظرات المستقبلية والاقتراحات الجادَّة التي يقدِّمها كاتب التقرير في نهاية تقريره، وتكون هذه الاقتراحات لمواضيع أبحاث مستقبلية قد تنشأ على ما ورد في التَّقرير، وقد تتضمَّن التوصيات النتائج والحلول التي وصل إليها التَّقرير أيضًا، لذلك تُعد التوصيات من أهم عناصرِ التَّقرير على الاطلاق.

خصائص التقرير

إنَّ للتقرير خصائص كثيرة يجب أن تتوفر فيه من أجل أن يكون هذا التقرير كاملًا شاملًا للموضوع الذي يعرضه، وفيما يأتي خصائص التَّقرير بالتفصيل:

• من أهم خصائص التَّقرير أن يكون موجزًا وأن يحسن صاحب التَّقرير عرض المعلومات الواردة في تقريره وأن يهتم بدفة هذه المعلومات اهتماما كبيرًا.
• أن يوجز كاتب التَّقرير في الألفاظ والفقرات ولكن دون أن ينقص في المعلومات المهمة شيئًا.
• أن يكون طول التَّقرير مناسبًا لموضوعه، فلا يكون طويلًا مملًا ولا قصيرًا ناقصًا.
• أن يتضمَّن التَّقرير تاريخًا زمنيًا يتحدَّث عن المدة الزمنية الحقيقية التي يتحدَّث عنها التَّقرير حال وجودها.
• أن يستخدم كاتب التَّقرير علامات الترقيم بطريقة سليمة لكي يكون تقسيم الكلام والفقرات واضحًا تمامًا.

خطوات كتابة التقرير

مع أنَّ أنواع التقارير كثيرة ومختلفة وموضوعات التقارير مختلفة ومتباينة أيضًا، ولكنَّ خطوات كتابة التقرير واضحة ومتوافقة ولا تختلف عن بعضها كثيرًا، وفيما يأتي الخطوات التي يجب أن يتبعها كاتب التَّقرير حتَّى يصل إلى تقرير متكامل العناصر:

• أولًا أن يحدد الشروط المرجعية للتَّقرير المُراد.
• أن يحدد طريقة الكتابة وأسلوب الكتابة وأن يكون مرنًا في تطبيق هذا الأسلوب، متمكنًا منه أيضًا.
• أن يعثر على المعلومات اللازمة لإتمام هذا التَّقرير.
• أن يحدد الشكل أو الهيكل العام للتَّقرير المراد.
• أن يقوم بإعداد المسودة الأولى للتقرير.
• إذا تم العثور على المعلومات اللازمة فيجب تحليل هذه المعلومات جيدًا.
• تقديم التوصيات اللازمة فهي زبدة التقريرِ كلِّه.
• أن يعد الكاتب الملخص التنفيذي والفهرس أو ما يُعرف باسم جدول محتويات التَّقرير.
• أن يجمع المراجع التي استقى منها معلومات التَّقرير في قائمة خاصة.

إلى هنا نكون قد وصلنا إلى نهاية هذا المقال الذي تحدّثنا فيه أولًا عن تعريف التَّقرير ثمَّ أنواع التقريرِ ثمّ مررنا على عناصر التَّقرير كاملة ثمَّ خصائص التقرير وخطوات كتابة التَّقرير.