جدول المحتويات
أصبح مصطلح سوبر فايزر (بالإنجليزية: Supervisor) أو كما يشار إليه في العربية المُشرف أو المسؤول، من المصطلحات التي تُستخدم بكثرة في عالم الأعمال على وجه التحديد، وفي العديد من المجالات الأخرى بشكل عام، إذ يدّل هذا المصطلح على قيام الشخص بالإشراف على العديد من المهام والمسؤوليات في وقت واحد، وفيما يلي سنستعرض أبرز الجوانب المتعلقة به بشكل مفصل في هذا المقال.
سوبر فايزر
إنّ وظيفة سوبر فايزر أو المشرف، هي أحد المهام الديناميكية والحيوية التي يمتهنها مجموعة من الأشخاص حول العالم، ويسعى آخرون للخوض في غمارها، كونها من أصعب المهام وأكثرها متعة، وخاصة للأشخاص الذين لديهم ميول في القيادة والتوجيه والإبداع، إذ يعتمد نجاحها على العديد من العوامل والمقومات،منها ما يتعلق بالشخص نفسه، ومنها ما هو مكتسب يتمّ الحصول عليه عبر التعلم والتدريب، أي ابتداءً من الصفات الشخصية التي يمتلكها، من حيث الثقة بالنفس، والثبات، وقوة الشخصية، والقدرة على المواجهة، والمرونة، والقدرة على تحمل ضغط العمل، وغيرها، والقدرة على الوصول إلى الموارد المادية والبشرية، وكذلك قدرة المشرف على التفويض الناجح لمديرهم، والقدرة على إعداد التقارير، انتقالاً إلى ثقافة المنظمة وطبيعتها(1).
مهام السوبر فايزر
- تشمل مسؤوليات المشرف كل من(2):
- تحديد الأهداف المنشودة، أو المراد تحقيقها من العمل.
- التخطيط الجيد والمدروس باتجاه تحقيق جميع أهداف العمل، ضمن الوقت المحدد لذلك، وضمن نطاق الموارد المادية والبشرية المتاحة.
- تنظيم المواعيد المختلفة، واستغلال الوقت لصالح العمل.
- توزيع المهام والمسؤوليات على الفريق، تنظيم سير العمل والتأكد من فهم الموظفين لواجباتهم أو المهام المفوضة.
- متابعة سير العمل، وتصحيح الأخطاء أولاً بأول، بدلاً من تفاقمها.
الحرص على مراقبة إنتاجية الموظفين ،وتقديم الملاحظات البناءة والتغذية الراجعة. - اختيار العاملين الجدد، والعمل على تدريبهم.
- إعداد وتقديم تقارير الأداء.
- اتخاذ قرار بشأن المكافأة والترويج على أساس الأداء.
- ضمان التقيد بالسياسات والإجراءات القانونية، واتخاذ الإجراءات التأديبية إذا دعت الحاجة.
- تنسيق التناوب الوظيفي والتدريب المتبادل.
- مشاركة تحديثات الشركة والنتائج المالية والأهداف الجديدة مع أعضاء الفريق.
- المساعدة على حل حالات الطوارئ، مثل مشاكل الجودة، أو مشكلة معينة مع العميل او الزبائن، والتي قد يتم تصعيدها إلى المشرف الأعلى، ذلك على السوبر فايزر وفريقه التعامل معها.
- تحديد وحل مشاكل مكان العمل، بما في ذلك التأخر عن مواعيد الدوام، أو التغيب بدون عذر منطقي.
الكفاءات الأساسية للإشراف
يختلف الخبراء المختلفون حول المهارات والممارسات التي يجب أن تكون مطلوبة للمشرفين. يتم سرد الأدوار والمهارات المختلفة في جميع الأقسام التالية في هذا الموضوع. ومع ذلك ، سيكون من الصعب القيام بها دون امتلاك المهارات الأساسية التالية(1):-
- القدرة على الاتصال والتواصل.
- القدرة على اتخاذ القرارات الصائبة والصحيحة، في الوقت المناسب وبدون تردد.
- امتلاك المعرفة الكافية حول تفويض الآخرين، كل منهم حسب قدراته ومؤهلاته وخبراته.
- القدرة على إدارة الاجتماعات المختلفة، سواء الداخلية أو الخارجية، وامتلاك مهارة التعامل مع الآخرين، وإدارة العلاقات العامة.
- القدرة على التعامل مع المشكلات المختلفة، والعمل على حلها.
- امتلاك مهارات الإدارة بشكل عام، من تخطيط، تنظيم، توجيه، ورقابة، ومتابعة، وتغذية راجعة.
- الاستغلال الأمثل للوقت، وإدارة الجهد والمال.
- الاستغلال الأمثل للموارد المادية المتاحة، واقتناص الفرصة وعدم إضاعتها.
- القيادة: يجب أن تكون لديك القدرة على تحمل المسؤولية مع الاستمرار في معالجة اهتمامات وأعضاء فريقك.
- حل النزاعات: يمكن أن تكون القدرة على التعامل مع الشكاوي، بطريقة منتجة ميزة حقيقية في هذه المهنة
السوبر فايزر كمُدرب
يقع على عاتق السوبر فايرز مسؤولية التدريب الخاصة بفريقه، إذ يعتبر التدريب بمثابة الجهد التنظيمي المدروس الذي يهدف بصورة أساسية إلى إكساب فريق العمل كافة المهارات المطلوبة واللازمة، والمرتبطة بمهام االعمل، وتقديم المعلومات والمعارف عن طريق التجربة التعليمية، وذلك بهدف الوصول إلى أداء أكثر فاعلية وصولاً لتحقيق أهداف المنظمة، حيث أنه عملية مترابطة الأطراف ويقع على عاتق مسؤولية كل فرد في المنظمة ابتداءً من رأس الهرم الوظيفي الذي يعكس من خلال أسلوبه ورؤيته التي يأمل لتحقيقها(1).
السوبر فايزر كوسيط ومراقب
يعتبر المشرف بمثابة حلقة الوصل أو الربط بين كل من الإدارة العليا أو المدراء في الأقسام المختلفة وبين الموظفين أو العمال، ويجدر بالذكر أنه المتحدث الرسمي باسم الإدارة والعامل، وكذلك كمراقب أو مفتش، وذلك من خلال فرض الانضباط في المنظمة، لهذا الغرض، يتضمن العمل التحقق من تقدم العمل وفقًا للجدول الزمني، وتسجيل أداء العمل على فترات منتظمة، وكذلك الإبلاغ عن الانحرافات إن وجدت عن تلك(3).
السوبر فايزر كمستشار
إذ يجب على المشرف أنّ يلعب دور المستشار في التعامل مع فريقه، وعليه أن يؤدي هذا الدور من أجل بناء علاقات جيدة مع محيطه، وذلك من خلال التعاون المستمر مع العمال، إذ يمكن القيام بذلك ليس فقط من خلال الاستماع إلى الشكاوي المختلفة، ولكن أيضًا عن طريق بذل كافة الجهود لحلها والتغلب عليها، وكذلك كقائد، إذ يقوم المشرف على الفريق بقيادة العمال والموظفين، من خلال توجيههم إلى طريقة أداء مهامهم اليومية، والأسبوعية، وكذلك الشهرية، في الواقع(3).
مؤهلات السوبر فايزر
هناك العديد من المؤهلات العلمية، والخبرات العملية الفعلية، التي يجب أنّ يمتلكها السوبر فايزر، يتمثّل أبرزها فيما يلي(2):
- التعليم: أو المؤهلات العلمية، عادة ما تكون شهادة الدراسة الأولى أو الثانية، أي الثانوية العامة أو البكالوريوس، أو ما يعادلها مطلوبة بشكل أساسي للشخص الذي سوف يشغل هذا المنصب، يمكن أن تكون بعض الكليات أو درجات الزمالة مفيدة في تحديد المرشحين بصرف النظر عن غيرهم ممن يرغبون في وظيفة سوبر فايزر .
- الخبرة: تعتبر الخبرة مُكملة للمؤهل العلمي، وتزيد أهمية عنه، إذ يجب أن يكون لدى المشرف خبرة عملية وممارسة فعلية تؤهله لفهم ممتاز للعمل الذي يقوم به مع الفريق، بالإضافة إلى فهم مهام وأنشطة المدير المسؤول عن العنصر البشري في المنظمات، علمًا أنه غالبًا ما يتم اختيار المشرفين من فريق العمل ذاته، لأن الإدارة تقدر أخلاقيات العمل وموقف الشركة والتزامهم بالجودة.
- التدريب: تتطلب المنظمات غالبًا أن يحضر الأفراد الذين تمت ترقيتهم إلى أدوار إشرافية التدريب على إدارة الخط الأول أو الخط الأمامي حيث يتعلمون مهارات الاتصال والإدارة الهامة، وكذلك مهارات المُشرف والكفاءات، إذ يجب أن يكون لديك العديد من الصفات الأساسية للنجاح في أن يصبح الشخص مشرفًا في أي مجال.
في ختام هذا المقال، يجدر بالذكر أنه تختلف المؤهلات والقدرات وكذلك الخبرات المطلوبة والتي يجب أنّ يمتلكها المشرف، تبعًا لاختلاف طبيعة العمل، أو المجال المراد العمل ضمنه، إذ يختلف مشرف المصنع، عن مشرف المشروعات الهندسية، عن مشرف المبيعات، عن المشرفين في القطاع المصرفي، أو قطاع البنوك، عن السوبر فايزر في المجال الطبي، والنفسي، والاجتماعي، والوطني، والسياسي، والعسكري، إذ يحتاج كل منهم مؤهلات تبعًا للتخصص، بينما يشترك جميع هؤلاء في الصفات الشخصية، وفي الصفات القيادية، بما في ذلك الثقة العالية بالنفس، وقوة الشخصية، والقدرة على إدارة الفريق بدون خوف، والعدالة بين الموظفين أو العاملين، وغيرها من المواصفات والمعايير، التي تمّ استعراضها في بداية المقال.
