مفهوم الادارة الالكترونية وتعريفها

يُشير مفهوم الادارة الإلكترونية إلى الآليات أو الطريقة التي ستحوّل الإدارة التقليدية القائمة في المكاتب التقليدية التي تعتمد على العمليات الورقية إلى عمليات إلكترونية، والهدف من الادارة الالكترونية إنشاء مكاتب عمل بدون أوراق تعتمد بشكل كلي على تكنلوجيا المعلومات، وتُعّد هذه العملية أداة تكنولوجية حديثة تعتمد على تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بهدف تحسين الإنتاجية والأداء ورفع جودة الخدمة المقدمة في المنظمات، ولقد أصبح مفهوم الإدارة الالكترونية متداولا ًمع توجه العالم بشكل سريع نحو العالم الرقمي.

مفهوم الادارة الالكترونية وتعريفها

الادارة الإلكترونية شكل من أشكال الإدارة العامة ولكنها تستخدم تقنيات المعلومات والاتصالات (ICT) للقيام بأنشطتها، وتهدف الإدارة الالكترونية إلى تقديم خدمة أسرع وأكثر دقة للمواطنين بفضل إمكانية إجراء عمليات إدارية عبر الحواسيب الآلية.

ولقد أصبحت الادارة الالكترونية لزامًا مع التحول الرقمي الكبير الذي يشهده العالم لما تمتاز به من دقة وسرعة وقلة تكلفة مقارنة بالورقيات التي كانت تتكدس بها المكاتب دون جدوى، فهي تسعى نحو بناء هيكل بيانات حوسبي يعتمد على العنصر الآلي في العمليات على البيانات أكثر من الاعتماد على العنصر البشري، فالعنصر البشري في الادارة الالكترونية مهمته التحكم والتوجيه لأوامر الحاسب الآلي.[1]

إقرأ أيضًا: تعريف الادارة

تعريف الادارة الالكترونية

تشير الإدارة الإلكترونية إلى دمج تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في الإدارات العامة من منظورين: داخل المؤسسة وخارج المؤسسة.

يشمل الأول المكتب التقليدي حيث يتم تحويل العمليات الورقية إلى عمليات إلكترونية، بينما يشير الثاني إلى العلاقات الخارجية للشركة.

يكون مفهوم الإدارة الإلكترونية متمحورًا حول الخرج بمعنى العميل أو الخدمة المقدمة بدلاً من الاعتماد على النظام أو بنية المؤسسة.

حيث تسعى المؤسسات من خلال العمليات الالكترونية تحقيق الشفافية في المعاملات وتوفير الوقت والجهد والتكاليف والأيدي العاملة.[2][5]

تطور الإدارة الالكترونية

ظهر مسمى الادارة الالكترونية في أواخر التسعينيات، ولكن بتاريخ الحوسبة يمكن إرجاع التطور إلى بدايات تاريخ الكمبيوتر،

حيث يعود التقدم في تكنولوجيا المعلومات في الإدارة إلى السبعينيات على الأقل.

كما حفّزت العديد من المؤتمرات والمجّلات العلمية منذ ذلك الحين على الاتجاه نحو مفهوم الاداري الالكتروني وتطبيق الحوسبة، فنما مجال الإدارة الالكترونية بشكل كبير، حيث بدأ يتصاعد الفكر الإداري وإدخال التطور التكنولوجي في الإدارة.

كما وسعى العاملون في الإدارة الالكترونية بداية إلى استخدام الأنظمة الحوسبية محل العاملين البشريين حتى وصل الأمر الآن إلى الإنترنت وعالم الشبكات المترامي الأطراف والناقل الرئيسي في مجال الأعمال.

بدأ مفهوم الحوسبة السحابية يبرز كثيرًا، وهو الذي يعتمد على الإدارة الالكترونية وإدارة الموارد من أي مكان على الأرض متصل بالإنترنت.[3]

 أهمية الإدارة الالكترونية

تعمل الادارة الالكترونية على تسهيل تقديم المعلومات بشكل كبير للمواطنين والشركات، وتوفر الإدارة الالكترونية معلومات الإدارات المتنوعة للجمهور مما يساعد في صنع القرار.

وستحدث الادارة الالكترونية ثورة في وظائف الحكومة وتضمن الشفافية في الأعمال وتقطع الطريق على الوسطاء والرشوة، حيث يمكن من خلالها مراقبة كل قسم وقطاع في المؤسسة وأعماله عن كثب.

كما تعمل أيضًا على تقديم خدمات أفضل وأعلى جودة، وضوح الرؤية المستقبلية للمؤسسات والسعي نحو تنفيذها.[4]

أهداف الإدارة الالكترونية

تتلخص الأهداف الرئيسية للإدارة الإلكترونية في:

• تحسين الخدمات العامة والعمليات للمساعدة في الامتثال للسياسات العامة.
• زيادة الإنتاجية وتحسينها، لأنها تبسط العمليات اليومية لأي منظمة.
• استغلال مزايا تكنولوجيا المعلومات والاتصالات.
• تحسين الموارد وتحقيق الاستخدام الأقصى للخدمات القائمة.
• التركيز على الابتكار وتحويل الإدارة الإلكترونية إلى واقع.
• توعية المواطنين والشركات بهذه الخدمات الجديدة للحصول على نتائج فعالة.
• تخفيض المصاريف والتكاليف.
• تحقيق العدالة بين المواطنين عند تقديم الخدمات.[5]

أسس الإدارة الالكترونية

خلاصة تعريف مفهوم الادارة الالكترونية هو دمج استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في النظم الإدارية وتكوين اللبنات الإلكترونية في هذه الأنظمة:

• خدمات المعاملات
• نظم إدارة سير العمل
• الأنظمة أساسية وأنظمة البنية التحتية.
• شبكات البيانات التي تربط بين مكونات تكنولوجيا المعلومات مع مستخدمي نظم المعلومات والخدمات داخل وخارج القطاع الإداري. [2]

التحول من الإدارة اليدوية الى الإدارة الالكترونية

عند تطبيق مفهوم الادارة الالكترونية من الممكن الحصول على نتائج قوية بسرعة، ولكن هذا يتطلب اتخاذ إجراءات على عدد من الأصعدة، والتشجيع على تحقيق الأهداف المحددة وذلك من خلال أخذ هذه الإجراءات بعين الاعتبار:[5]

• وضع الخدمة المُقدمة محل اهتمام: وهذا يعني أنه ينبغي أن تكون أداة الإدارة الإلكترونية سهلة الاستخدام، وينبغي تحسين واجهتها وتبسيط الإجراءات المقابلة.
• تشجيع استخدام الإدارات العامة للخدمات الرقمية: يجب الاقتداء بقصص النجاح في القطاع الخاص، وخاصة المؤسسات المالية، التي حولت الكثير من عملياتها إلى عمليات رقمية تلقائية.
• التركيز على عمليات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بكفاءة في الإدارات: تُظهر تجارب المؤسسات العامة والخاصة الأخرى أنه لا يزال هناك طريق طويل يتعين قطعه عندما يتعلق الأمر بتحسين إدارة تكنولوجيا المعلومات والاتصالات داخل الإدارات لزيادة كفاءتها.
• التركيز على تنفيذ تكنولوجيات المعلومات والاتصالات في الخدمات العامة الأساسية: يمكن لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات أن تلعب دوراً هاماً في تحسين الخدمات والإجراءات الأساسية مثل العدالة، والرعاية الصحية، والخدمات الاجتماعية، والتعليم، وإدارة الإيرادات، إلخ.
• وضع هذه الاعتبارات عند التحول الالكتروني:

1. نقل المعاملات الورقية إلى معاملات الكترونية من خلال برامج متخصصة.
2. تدريب الأيدي العاملة على استخدام تكنولوجيا المعلومات.
3. إنشاء لبنات تكنولوجية داخل المؤسسات مهمتها متابعة التقحول التكنولوجي وتقديم الدعم.
4. بناء بنية تحتية تكنولوجية للمؤسسة.

موانع تطبيق الإدارة الإلكترونية في الدول العربية

هنالك العديد من المعوقات أمام تطبيق مفهوم الادارة الالكترونية بمفهومه المعروف والصحيح في العديد من الدول العربية، فعلى الرغم من سعي العديد من الدول العربية للاتجاه نحو العالم الرقمي كالإمارات والسعودية وقطر ومصر في عدد من المجالات، ومن أهم هذه المعوقات:

• تدريب العامل البشري، فمازال العامل البشري لايفهم الادراة الالكترونية ولا كيفية التعامل معها أو كيفية إجراء العمليات الإدارية على الحاسب.
• نقص العاملين بمجال تكنولوجيا المعلومات.
• زيادة تكلفة بناء البنية التحتية من سيرفرات وأجهزة حاسوب ومستلزمات شبكات.
• عدم توافر الانترنت في كثير من المناطق.
• عدم وضوح أهمية الادارة الالكترونية مع ضيق أفق بعض القيادات، مما يجعلهم يتقاعسون عن تنفيذها مادامت النظم التقليدية تؤدي الغرض.

 فوائد تطبيق الإدارة الالكترونية

سيعود تطبيق الادارة الالكترونية بعدد من الفوائد:

• الدقة في تقديم الخدمات المقدمة وكذلك الشفافية
• توفير الوقت والجهد مع السرعة في الآداء.
• ربط الإدارات مع بعضها البعض مما يوفر سرعة في اتخاذ القرارات
• القضاء على الوساطة والرشوة والبيروقراطية التي كانت تعاني منهم النظم التقليدية.
• رفع قدرات العامل البشري بتدريبه ورفع كفاءته.
• خفض تكاليف العمل الإداري والتركيز على رفع إمكانياته.
• تقليل البعد الجغرافي من خلال شبكات الإنترنت.

 معوقات تطبيق منظومة الإدارة الالكترونية

يواجه تطبيق منظومة الادارة الالكترونية مجموعة من التحديات والتوقعات مثل: [4]

• التحديات الفنية: يتضمن تطبيق مفهوم الادارة الالكترونية حسب ماهو معروف مجموعة من المشاكل الفنية في تنفيذ ذلك، فالبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات هي التحدي الرئيسي للتحول الإلكتروني.
• الخصوصية: المشكلة الرئيسية في الأنظمة الالكترونية هي خصوصية وأمان التقارير والمعلومات، فهناك مخاوف دوما بشأن اختراق البيانات.
• الأمن: يعد أمن المعلومات والنظم ضد الكشف عن البيانات أو إتلافها أحد الشواغل الرئيسية، ويشمل الأمن أمن الوثائق وأمن الشبكة وأمن البنية التحتية الإلكترونية، لذلك يجب أن تكون إمكانية الوصول إلى البيانات محدودة، حيث يجب استخدام تقنيات التشفير وجدران الحماية وكلمات المرور.
• نقص التدريب والموظفين المؤهلين: يعد نقص المهارات الرقمية أحد التحديات الرئيسية في الادارة الرقمية، فتعيين وتدريب الموظفين على اكتساب المهارات الفنية والوظيفية أمر ضروري للغاية.
• توفر الانترنت: قد يكون الوصول إلى الإنترنت تحديًا، فلا يمكن لجميع المؤسسات الوصول إلى الإنترنت، كما يعتبر نقص معرفة الكمبيوتر أحد التحديات الرئيسية.

يتضمن مفهوم الإدراة الإلكترونية التحول التكنولوجي داخل الإدارات والمؤسسات بناء على أسس وأهداف موضوعة وعلى الرغم من فوائد الادارة الالكترونية إلأ أن هناك مجموعة من التحديات التي تعوق استخدامها وتجعل من التحول الالكتروني تحديًا كبيرًا خاصة في بلداننا العربية.