ادارة الوقت

كافة البشر يمتلكون نفس عدد ساعات اليوم وهي أربعة وعشرون ساعة لكن قلة هم القادرين على تحقيق الكثير من الإنجازات خلاله والسر وراء ذلك فقط هو ادارة الوقت وحسن تنظميه، فإدارة الوقت تساعدك على التركيز على الأنشطة الفعالة والتي ستحصل من خلالها على نتائج تفيدك بدلاً من الأنشطة التي تستهلك بها طاقتك دون الحصول على نتائج، لذلك نجد الكثيرين من الأشخاص مشغولين طوال الوقت لكن محصلتهم من الإنجازات قليلة فالفكرة ليست في مقدار ما تفعله بل كيف تفعله. لذا فتعلم المهارات المختلفة لإدارة الوقت هي ما ستجعلك تعمل بشكل أكثر ذكاءً وأقل صعوبة حتى تتمكن من تحقيق أهدافك، وهذا ما نتناوله فيما يلي من خلال هذا المقال.

ادارة الوقت

• يكمن سر النجاح في الحياة بشكل عام في التمكن من تخطيط الوقت وهو أمر ينبغي على الجميع تعلمه، فليست مهارة فطرية نولد بها بل هي من المهارات المكتسبة التي يتطلب تعملها بذل الكثير من الجهود، وبالرغم من أهميتها البالغة في تيسير الحياة بشكل أفضل إلا أن البعض يظن أنه لا داعي لتعلمها لكن بالنظر لحياة المتميزين من مختلف أنحاء العالم سنجد أول ما ساعدهم على تحقيق هذا النجاح هو اكتساب مهارة التخطيط الجيد لأوقاتهم.
• إدارة الوقت لها خصائص ومهارات ومفاتيح ينبغي عليكم تعلمها حتى تتمكنوا من الاستفادة منها، وفيما يلي نتعرض لكل هذا وأكثر بالتفصيل.

تعريف ادارة الوقت

هناك الكثير من التعريفات المختلفة لإدارة الوقت ومنها :

• هي العملية التي تدور حول كيفية تنظيم وتقسيم الوقت بين الأنشطة المختلفة التي ينبغي على المرء القيام بها، بحيث يتمكن من إنجاز مهامه بأسهل طريقة ممكنة تساعده على تحقيق الكثير خلال وقت قليل، حتى في حال كان الوقت ضيق والضغوط كثيرة فتنظيم الوقت سيزيل عنه التوتر والشعور بالقلق الذي يتسبب عادةً بفشله.(1)
• هي عملية تحقيق أقصى استفادة ممكنة من الوقت عن طريق تخصيص أوقات معنية للقيام بمختلف الأنشطة بناءً على درجة أهميتها، فعلى الشخص أن يسأل نفسه ما هي أهم الأعمال المكلف بها؟ وما هو الوقت الملائم للانتهاء من هذا الأعمال؟ ، وبذلك ستمكن من ترتيب أولوياته وتنظيم وقته بناءً عليها.(2)

مهارات ادارة الوقت

هناك الكثير من المهارات التي ترتبط بعملية إدارة الوقت ومن هذه المهارات : (3)

• التنظيم: البقاء منظمًا يساعدك على تكوين صورة أكثر وضوحًا لما أنت بحاجة لإنهاءه ومتى يتعين عليك الانتهاء منه، ومن أمثلة التنظيم امتلاكك لجدول يشتمل على كافة مواعيدك الهامة أو المهام المطلوبة منك، وجود بيئة منظمة ومرتبة من حولك تمكن من الوصول لما انت بحاجة إليه دون عناء سواء في المنزل أو العمل.
• ترتيب الأوليات: هي خطوة هامة ستمكنك من إنجاز مختلف المهام في الوقت المحدد لها، وترتيب الأوليات يكون إما تبعًا للأهمية أو لعامل الوقت فقد يكون هناك مهمة ليست على قدر كبير من الأهمية لكن الانتهاء منها يتطلب وقت أكثر من غيرها.
• تحديد الأهداف: العمل بشكل عشوائي دون السعي لتحقيق شيء ما لن يوصلك لأي مكان، لذا عليك تحديد أهدافك التي تسعى لتحقيقها في نهاية المطاف حتى تتمكن من تحديد كيفية تحقيقها، والأهداف تنقسم لأهداف طويلة المدى وأهداف قصيرة المدى وتحديد كل منها بوضوح هو ما سيمكنك من النجاح في النهاية.
• التواصل: بناء علاقات قوية ومختلفة مع الآخرين من المهارات الناجحة للغاية في إدارة الوقت، فمن خلال هذه المهارة ستتمكن من تفويض بعض الأشخاص للقيام ببعض المهمات نيابةً عنك حتى تتمكن من التفرغ للمهمات الأكثر ارتباطًا بأهدافك.
• التخطيط: المهارة الأهم في عملية إدارة الوقت هي قدرتك على التخطيط ليومك بشكل فعال، من خلال تحضير جدول زمني يضم قائمة مهامك ومواعيدك يكون قابل للتنفيذ، فكثير من الجداول الزمنية تكون مزدحمة بالكثير من المهام وفي نهاية اليوم يجد الشخص نفسه لم يتمكن من تحقيق 10% من جدوله.
• تخفيف الضغوط والأعباء: الانتهاء من المهام المطلوبة منك في الوقت المحدد بشكل فعال هو أمر مهم، لكن الأهم منه الاهتمام بصحتك العقلية والجسدية فعليك الاهتمام حينما تخطط لجدولك الزمني بالحصول على أوقات للراحة تلتقط خلالها أنفاسك وتستعيد طاقتك من جديد.

اهمية ادارة الوقت

إدارة الوقت أمر بالغ الأهمية يمكننا أن نلمس أثره في العديد من الأشياء ومنها: (4)

• الوقت محدود بمعنى امتلاك الجميع لنفس الوقت دون زيادة أو نقصان، لكن ما يجعل أحدهم قادر على إنجاز نصف ما تفعله وآخر قادر على إنجاز ضعفه هو كيفية إدارة كل منكم لوقته، لذلك إن أردت تحقيق أكثر مما تفعله الآن عليك البدء بتنظيم وقتك.
• حينما تتعلم كيف تدير وقتك بنجاح ستتمكن من إنجاز الكثير من المهام لكن بجهود أقل من المعتاد، فقدرتك على تنظيم وقتك ستجعلك أكثر تركيزًا بالتالي ستكون أكثر كفاءة على إنجاز المطلوب منك بوقت وجهد أقل.
• تمكنك من تنظيم وقتك وتقسيمه بشكل فعال ستكسبك ميزة أخرى لا تقل أهمية عن إنجاز المهام كما خططت لها وهي القدرة على اتخاذ مختلف القرارات بشكل أفضل، فالشعور بالقلق والتوتر النابع من عدم امتلاكك لما يكفي من الوقت لدراسة الخيارات المختلفة المتاحة أمامك سيجعلك أكثر عرضة لاتخاذ قرارات سيئة، أما تمكنك من إدارة وقتك بشكل فعال ستتيح لك الوقت الكافي لدراسة جميع الخيارات المطروحة دون الشعور بضغط بسبب عامل الوقت بالتالي ستتمكن من اتخاذ القرار الأمثل.
• أيضًا فإدارة الوقت هي مفتاح نجاحك في مجال عملك وتفوقك على الآخرين، فستدفعك للتركيز على ما يتوجب عليك إنجازه من مهام بدلاً من مراقبة الآخرين، وتركيزك على مهامك سيجعلك تنتج أكثر بالتالي ستعرف بالكفاءة والجدية في مجال العمل وذلك يعني حصولك على مزيد من الفرص لتتقدم أكثر وأكثر.

فوائد ادارة الوقت

أيضًا من الفوائد الأخرى لعملية إدارة الوقت هي:(5)

• إدارة الوقت ستوفر لك الكثير من الوقت الأمر الذي سيتيح لك فرصة لتعلم الكثير من الأشياء المختلفة، فكلما تعلمت أكثر كلما تمكنت من تحقيق نجاحات أكبر.
• التحكم في الوقت يجعلك أقل عرضة للشعور بالتوتر والقلق وهذا الأمر لا ينعكس فقط على مدى كفاءة وجودة عملك بل هو هام أيضًا لأجل صحتك النفسية، فتعلم إدارة الوقت سيجنبك لحظات التوتر والقلق التي تجعل فرصة انتهائك من العمل المطلوب منك في الوقت المحدد مستحيلة كما أنها ستجعلك أكثر قدرة على تحديد الوقت الذي يتطلبه الأمر للانتهاء من المهمة المطلوبة منك، بالتالي ستعرف بأنك شخص على يمكن الوثوق به وعلى قد عالي من تحمل المسئولية.
• الجميع بحاجة لبعض الراحة والاسترخاء لكن هذا الأمر قد يكون مستحيلاً بالنسبة للبعض فبالكاد يمكنهم الاستراحة لعشر دقائق خلال اليوم لكثرة ما عليهم من مهما، بالطبع هذا ليس الحال بالنسبة لمن يخططون لوقتهم بشكل مثالي فإدارة الوقت ستساعدكم على توفير أوقات فراغ يمكنكم استغلالها في الراحة والاسترخاء والترفيه.
• إدارة الوقت تجعلك شخص أكثر انضباطًا والتزامًا وأكثر قدرة على تحمل المسئولية، فحينما تلتزم بالانتهاء من المهام المطلوبة منك في الوقت المحدد ستصبح شخص أكثر فاعلية وأقرب لتحقيق أهدافك وهذا الأمر سينعكس على مختلف الأمور في حياتك وليس الانضباط في تنفيذ مهام جدولك الزمني فقط.