اكتب رسالة الكترونية تدعو فيها مديري الفروع في الشركة لاجتماع

اكتب رسالة الكترونية تدعو فيها مديري الفروع في الشركة لاجتماع حيث إن الرسائل الإلكترونية أصبحت هي المعتمد عليها بشكل رسمي أكثر من أي نوع آخر من الرسائل؛ لإتمام العديد من الأنشطة في مسيرة العمل داخل مختلف المؤسسات سواء من أجل دعوة أعضاء الجمعيات العمومية أو أعضاء مجالس الإدارة إلى عقد اجتماع طارئ أو شهري، إلى جانب أهميتها في إبلاغ العاملين والموظفين جميعهم بأي أخبار أو أحداث جديدة داخل المؤسسة بشكل فوري، ولكن؛ ما هي طريقة إعداد الرسالة الإلكترونية وما هي شروطها وكيف يتم دعوة مديري الفروع لحضور اجتماع عبر تلك الرسائل؛ هذا ما سوف يتم التطرق إليه لاحقًا.

كيف اكتب رسالة الكترونية

هناك عدة طرق يُمكن من خلالها إعداد رسالة إلكترونية وإرسالها إلى أي عدد من الموظفين أو مُديرو الفروع أو أعضاء المجالس أو غيرهم من الأفراد المعنيين بالأمر، ويُذكر أن إرسال الرسائل الورقية لم يعد منشرًا أو معتمدًا عليه مثل ذي قبل؛ بل إن الرسائل الإلكترونية قد حلت محلها بشكل كبير جدًا، ومن أهم طرق إرسال الرسائل الإلكترونية إلى أي عدد من الأفراد، ما يلي:

اكتب رسالة إلكترونية عبر البريد الإلكتروني

يُمكن الاعتماد على خِدْمَات إرسال الرسائل عبر البريد الإلكتروني إلى أي عدد من الأفراد، من خلال الخطوات التالية:

• الدخول إلى حساب المستخدم والمربط بعنوان البريد الإلكتروني خاصته على أي من المواقع التي تقدم هذه الخدمة وأشهرها مثل حساب جيميل Gmail ويُمكن تسجيل الدخول مباشرةً “من هنا“[1]
• الضغط على زر إنشاء رسالة جديدة.
• البَدْء في إدخال عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بأي من الأعضاء المعنيين باستلام الرسالة.
• تحديد عنوان الرسالة، وعلى سبيل المثال كتابة (موعد اجتماع مديري الفروع).
• كتابة المحتوى الخاص بالرسالة، وإرفاق أي مستندات سواء ملفات أو صور أو غيرهم إن وُجدت.
• الضغط على زر الإرسال.

إرسال رسالة الكترونية عبر فيس بوك

كما يُمكن أيضًا الاعتماد على موقع التواصل الاجتماعي فيس بوك من أجل توصيل الرسائل الإلكترونية إلى الأفراد المعنيين بالاطّلاع عليها بشكل سريع، عبر أي من الطرق التالية:

• إنشاء غرفة محادثة جماعية أو غرفة دردشة صوتية عبر برنامَج فيس بوك ماسنجر.
• إرسال رسالة خاصة إلى الأعضاء أو المُديرين أو غيرهم بشكل فردي عبر الماسنجر أيضًا.
• إنشاء حدث (مناسبة) عبر فيس بوك أيضًا، يتضمن كافة المعلومات عن مكان وموعد هذا الاجتماع، على أن يتم دعوة الأعضاء المطلوب منهم الحضور إليه، حيث يتم الولوج إلى حساب فيس بوك، واضغط على مناسبات events، ثم الضغط على إنشاء، وإدخال العنوان والتاريخ والمكان وكافة التفاصيل ثم إرسال دعوة الحضور أي من الأفراد الموجودة أسمائهم بقائمة الأصدقاء لدى صاحب الدعوة.

اكتب رسالة الكترونية تدعو فيها مديري الفروع في الشركة لاجتماع

(نموذج رسالة إلكترونية لحضور اجتماع مديري الفروع بالشركة)
تحريرًا في تاريخ يوم: ـــــ/ ــــــ/ ـــــــــــ
إلى السيد المحترم/ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
تحية طيبة، أما بعد:
يسرنا دعوتكم بصفتكم المدير العام لفرع شركة ـــــــــــــــــــــ  من أجل حضور اجتماع مجلس الإدارة المقرر انعقاده في تمام الساعة ـــــــــــــــــــــــــــــ من صباح يوم ـــــــــــــــ الموافق ـــــــــــــــــــ، وذلك من أجل اتخاذ مجموعة من القرارات الهامة جدًا، وهي:

• انتخاب رئيس مجلس إدارة للشركة.
• انتخاب نائب لرئيس الشركة.
• تعيين أمين سر الشركة.
• مناقشة أي أمور أخرى طارئة.

وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير
المرسل: مسؤول العلاقات العامة ………………….. التوقيع: ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

نموذج دعوة لحضور اجتماع الجمعية العمومية

تحريرًا في يوم: ـــ/ ـــــ/ ــــــــــــــ
إلى السادة أعضاء الجمعية العمومية في نادي ــــــــــــــــــــــــــــــــ الكائن بمحافظة ــــــــــــــــــــــــــ
تحية طيبة، وبعد…..
ندعو سيادتكم إلى الحضور إلى مقر النادي في يوم الجمعة القادم الموافق تاريخ يوم ــــــــــــــــــ من العام الجاري، من أجل اختيار رئيس مجلس إدارة جديد، وانتخاب أعضاء مجلس الإدارة أيضًا، وإبداء آرائكم ومقترحاتكم فيما تطمحون إليه بالنادي خلال الفترة القادمة.
مرسلة لسيادتكم السيدة/ ـــــــــــــــــــــــــ مسؤولة العلاقات العامة، التوقيع: ــــــــــــــــــــــــــــــــ

اكتب رسالة الكترونية تدعو فيها مديري الفروع في الشركة لاجتماع تناقش فيه نتائج الزيارة

التاريخ:   ـــــــــ/ ــــــــــــــــــــ/ ــــــــــــــــــ 20 م
دعوة مُرسلة من السيد مسؤول العلاقات العامة في شركة ــــــــــــــــــــــــــــــ إلى السادة مديري فروع الشركة في كافة البلدان، حيث سوف يتم عقد الاجتماع في المقر الرئيس للشركة في العاصمة ـــــــــــــ في تمام الساعة التاسعة صباحًا من يوم الأحد الموافق تاريخ يوم ـــــــــــــ 2020م، والموافق تاريخ يوم ـــــــــــــــ 1442هـ، من أجل مناقشة أهم النتائج التي قد تم التوصل إليها في ضوء الزيارة السابقة، والوقوف على أهم الإيجابيات وطرح السلبيات أيضًا، ومناقشة العديد من الأمور الأخرى المتعلقة بسير العمل على مستوى المؤسسة بكافة فروعها، وتفضلوا سيادتكم بقبول فائق الاحترام والتقدير.
                                                                        التوقيع: ــــــــــــــــــــــــــــــ

نموذج رسالة الكترونية للدعوة إلى اجتماع pdf

تجدر الإشارة إلى أنه في بعض الأحيان قد يتطلب الأمر الاعتماد على مِلَفّ بي دي إف يتضمن على كافة المعلومات والبيانات والتفاصيل المتعلقة بالدعوة سواء اجتماع مُديرين أو جمعية عمومية أو غير ذلك؛ ولا سيما أن إرفاق الدعوة عبر رسالة إلكترونية ولكن في صورة مرفق بي دي إف؛ إنما يُساعد في الحفاظ على شكل ومحتوى الرسالة ومضمونها واضحًا دون أن يطرأ عليه أي تغيير أو أن يتم فقدان أي جزء من الرسالة أيضًا عند كتابتها مباشرةً في الجزء المُخصص لمحتوى الرسالة، ويُمكنكم الحصول على نموذج رسالة إلكترونية مُعَد للاستخدام عبر مِلَفّ بتنسيق pdf “من هنـا“

نموذج دعوة الكترونية لحضور اجتماع الشركة doc

(دعوة لحضور اجتماع عبر البريد الإلكتروني)

تاريخ اليوم: ـــ/ ـــــ/ ــــــــــــــ
دعوة مُرسلة من مديرة العلاقات العامة الأستاذة: ــــــــــــــــــ
السلام عليكم ورحمة الله، أما بعد؛
أدعوكم بصفتي المديرة المسؤولة عن العلاقات العامة في مؤسسة ــــــــــــــــــ إلى حضور الاجتماع الطارئ وأنا مقررته، لكي يقوم كل من مُديرين الفروع بتقرير تقرير شامل عن طبيعة سير العمل لديه خلال الشهر الماضي، وسوف يتم عقد الاجتماع الساعة ــــــــــــــــــ في مساء يوم ــــــــــــــــــ الموافق تاريخ ــــــــــــــــــ، وسوف ينعقد بالمقر الرئيس للمؤسسة الطابق الخامس، غرفة الاجتماعات رَقَم 10، وتفضلوا سيادتكم جميعًا بقبول فائق تقديري واحترامي.
توقيع مسؤولة العلاقات العامة: ــــــــــــــــــ خَتْم المؤسسة: ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
كما يُمكنكم الحصول بشكل مباشر على نموذج رسالة إلكترونية للدعوة إلى عقد اجتماع للمديرين في إحدى الشركات في مِلَفّ وورد نسيق doc “من هنا”

إيجابيات وسلبيات الرسائل الالكترونية في العمل

هناك العديد من المزايا والإيجابيات التي أتي بها الرسائل الالكترونية وخصوصًا عند تطبيقها في العمل، مثل:

• القدرة على الوصول إلى أكبر عدد ممكن من الأفراد عبر إرسال رسالة جماعية واحدة.
• يتم إتمام عملية توصيل الرسائل في غضون ثواني معدودة.
• يُمكن إرسالها في أي وقت على مدار اللي أو النهار.
• تُساعد على توفير جزء كبير من الوقت والجهد.

ولكن من جهة أخرى؛ فإن الاعتماد على الرسائل والدعوات الإلكترونية في الدعوة إلى الاجتماعات أو غيرها من مهمات العمل يشوبها بعض السلبيات، مثل:

• ربما يتم خطئًا نسيان إرسال الرسالة إلى عدد من الأفراد الذين يكون من المهم جدًا توجيه الدعوة إليهم.
• قد يتم فقدان بعض البيانات دون قصد في أثناء الإرسال، كما هو الحال في إرسال رسائل فارغة عن طريق الخطأ في الكثير من الأحيان.
• ربما لا يطلع الأفراد الموجهة إليه الدعوة على الرسائل الواردة إليهم إلا في أوقات متأخرة؛ وعلى هذا؛ لا يكون في مقدورهم الاستعداد لحضور الاجتماع.

ختامًا، وفي نهاية موضوعنا اليوم؛ نكون قد نجحنا في أن نعرض لكم كيف اكتب رسالة الكترونية تدعو فيها مديري الفروع في الشركة لاجتماع بعدة صيغ و بالاعتماد على الوسائل التكنولوجية عبر شبكة الإنترنت سواء عبر البريد الإلكتروني أو عبر مواقع التواصل الاجتماعي مثل موقع فيس بوك، ولقد تم أيضًا عرض العديد من النموذجات الخاصة بتوجيه دعوة إلى الموظفين أو المديرين أو غيرهم  من أجل إرسالها بشكل إلكتروني إلى أي عدد من الأفراد.