ما هو التبادل الإلكتروني للبيانات

ما هو التبادل الإلكتروني للبيانات الذي أصبح مع التكنولوجيا الحديثة رائجًا بين الشركات الكبرى في جميع انحاء العالم، ففي ظل التطورات الأخيرة في عالم التكنولوجيا أصبح من الصعب على الكثير من الشركات معالجة بياناتها يدويًا وذلك بسبب الأخطاء التي قد تقع بها الشركة أثناء الدمج مع شركة أخرى، وسوف نتعرف في هذا المقال على التبادل الإلكتروني للبيانات بشيء من التفصيل.

ما هو التبادل الإلكتروني للبيانات

التبادل الإلكتروني للبيانات هو عبارة عن الاتصال بين الشركات لتبادل وثائق الأعمال بنسق قياسي، وهو نسق إلكتروني قياسي يحل محل الوثائق الورقية، مثل أوامر الشراء أو الفواتير، عن طريق التشغيل الآلي للمعاملات الورقية، تستطيع المؤسسات أن توفر الوقت وتمنع الأخطاء المكلفة التي تسببها المعالجة اليدوية، في عمليات EDI، يتم نقل المعلومات مباشرة من تطبيق بحاسب آلي في مؤسسة إلى تطبيق بحاسب آلي في مؤسسة أخرى، وتقوم معايير  بتعريف مكان وترتيب المعلومات في نسق الوثيقة، باستخدام هذه الإمكانية الآلية، يمكن تبادل البيانات بسرعة بدلًا من الساعات أو الأيام أو الأسابيع اللازمة عند استخدام الوثائق الورقية أو غيرها من الطرق.[1]

كيف يعمل EDI

يعمل نظام النقل الإلكتروني للبيانات طبقًا لأنواعه كالتالي:-

• وصلات من نقطة إلى نقطة أو مباشرة يقوم اثنين من الحاسبات الآلية أو الأنظمة بالاتصال دون وسيط على الإنترنت، بشكل عام مع بروتوكولات مؤمنة.
• شبكة اتصال القيمة المضافة VAN  وفيها تقوم شبكة اتصالات خارجية بإدارة نقل البيانات، بشكل عام مع نموذج صندوق البريد.
• تتضمن بروتوكولات إرسال الإنترنت للتبادل الإلكتروني للبيانات ‏‎Secure File Transfer Protocol(SFTP)‎‏ أو ‏‎Applicability Statement 2‎‏ أو ‏AS2، بروتوكول يعتمد على ‏HTTPS، ‏‎Simple Object Access Protocol (SOAP)‎‏، وآخرين.
• تتضمن عناصر بيانات التبادل الالكتروني للبيانات بنود مثل كود تعريف المرسل وكود تعريف المستلم، تقوم مقاطع البيانات بالدمج بين عنصرين أو أكثر من العناصر ذات الصلة لمنحها معنى أكبر، على سبيل المثال، يمكن أن يتم دمج FNAME وLNAME لتكوين   CUSTOMERNAME يشكل المظروف هيكل الأنواع المختلفة من البيانات ويحمل معلومات عنوان المرسل والمستقبل، ويصف تدفق الوثائق أو تدفق الرسائل في EDI  نقل رسائل EDI إلى عناوين وأقسام متنوعة في الداخل والخارج لتنفيذ عمليات الأعمال أو معاملاتها.
• تعتبر لغات Metalanguages، مثل Extensible Markup Language (XML) أو JavaScript Object Notation (JSON)، لغات مكملة وليست بديلا عن EDI.[2]

فوائد التبادل الإلكتروني للبيانات

هناك خمس مزايا رئيسية للأعمال تقدمها تقنية EDI  من خلال التشغيل الآلي وتكامل B2B:

• تكنولوجيا EDI توفر الوقت والمال من خلال التشغيل الآلي لعملية تم تنفيذها يدويًا من قبل بوثائق ورقية.
• حلولEDI تحقق تحسين الكفاءة والإنتاجية حيث يتم مشاركة المزيد من وثائق الأعمال وتشغيلها في وقت أقل بدقة أكبر.
• نقل البيانات مع EDI يحقق خفض الأخطاء (ملف PDF،‏ 669 كيلوبايت) من خلال التوحيد الصارم للمعايير، الذي يساعد على ضمان تنسيق المعلومات والبيانات بطريقة صحيحة قبل أن يتم إدخالها في عمليات الأعمال أو تطبيقاتها.
• تكاملEDI يحقق تحسين إمكانية التتبع وإصدار التقارير حيث يمكن دمج الوثائق الإلكترونية مع مجموعة متنوعة من أنظمة تكنولوجيا المعلومات لدعم جمع البيانات ووضوحها وتحليلها.
• التشغيل الآلي في التبادل الإلكتروني للبيانات يدعم تجارب العملاء الإيجابية عن طريق إتاحة تنفيذ المعاملات بكفاءة وتقديم المنتجات والخدمات بطريقة سريعة وموثوق بها.
• بالنسبة للمؤسسات الكبيرة، يتيح التبادل الالكتروني للبياناتEDI وضع المعايير عبر الشركاء التجاريين لتحقيق مزايا باستمرار، بالنسبة المؤسسات الصغيرة، فان استخدام التبادل الإلكتروني يوفر مزيد من التكامل مع المؤسسات الكبيرة التي لديها ميزانيات كبيرة وتأثير قوي.

شاهد أيضًا: عمليات البيع والشراء باستخدام تقنية المعلومات

إعداد التبادل الالكتروني للبيانات

توجد بعض الشروط الأساسية والإمكانيات والمصادر اللازمة لتجهيز التبادل الالكتروني للبيانات بشكل فعال سواء كان ذلك داخليًا أو خارجيًا، بالإضافة إلى عوامل مثل الاتفاق على أنواع الوثائق وطرق النقل الآمن والأجهزة والبرامج المطلوبة، يجب أن يأخذ تطبيقEDI  الفعال في اعتباره:

• برامج الترجمة أو المناظرات والخرائط: يقوم هذا النوع من برامج التحويليأخذ مجالات مثل الأسماء والعناوين وقيم العملات وأرقام الأجزاء والكميات، ويضعها في خرائط من نسق تطبيق الأعمال إلى وثائق قياسية والعكس.
• إمكانيات التغليف وفك التغليف للدفعات: تدعم هذه الإمكانيات الدفعات الكبيرة من رسائلEDI من خلال السماح لوحدات الإرسال والاستقبال بتغليف وفك تغليف العمليات، ويمكن بعد ذلك تجميع المعاملات أو تقسيمها إلى عدة أقسام أو مساحات من أعمال الشريك التجاري.
• آليات توجيه الرسائل: بعد أن يتم فك تغليف الرسالة، يلزم وجود آليات التوجيه لفرز الرسائل إلى مجموعات مختلفة وتسليمها إلى الأهداف المناسبة، وقد يتطلب الأمر أيضًا تحويل الرسالة للحصول على الرسالة بالنسق الصحيح لوجهتها.
• اتفاقيات الشراكة التجارية TPA: توضح اتفاقيات الشراكة التجارية TPA الأحكام والشروط وتحدد معايير وثائق الأعمال وتقوم بتعريف بروتوكولات الأعمال والاتصالات بين الشركاء التجاريين.[3]

مستقبل التبادل الالكتروني للبيانات

سوف تصبح تكاليف التبادل الإلكتروني للبيانات المحملة تتعلق بشحنة بها أضرار يتم إطلاقها باستخدام وثيقةEDI 214 رسالة حالة نقل الشحنة من الشاحن، والمواد الموجودة في الشحنة غير قابلة للاستخدام أو غير قابلة للبيع، ومن المرجح أن تنشأ المنازعات على أساس رد التكاليف، وفي سلاسل التوريد المستقبلية، سوف يمثل EDI الإمكانية الرئيسية لتبادل الوثائق لدعم الابتكارات مثل إنترنت الأشياءIoT وblockchain  والذكاء الاصطناعي AI سوف يستخدمEDI  في المستقبل:

• أدوات استشعار إنترنت الأشياء تم دمجها في عبوة الشحنة وربطها برسائل EDI 214 الدورية لتحسين رؤية حالة العبوة فيما يقارب الوقت الحقيقي.
• تكنولوجيا Blockchain تدعم تدفق معلومات EDI للشحنات لتقدم نسخة مشتركة من الحقيقة التي يمكنها حل وحتى تجنب حدوث منازعات تحميل التكاليف بطريقة سريعة.
• أداة برمجية تدعم الذكاء الاصطناعيتقوم بمراقبة كل الأحداث والمعلومات ذات الصلة بالشحنة ويمكنها تحديد الأحداث غير المتوافقة أو المخالفة، وتستطيع الأدوات البرمجية المدعومة بالذكاء الاصطناعي أيضًا تحديد ما إذا كان هناك حاجة إلى إعادة الشحن، وتحليل المصدر الأكثر فعالية للاستبدال، وبدء عملية شحن جديدة، والموافقة على الإرجاع المصرح به.

شاهد أيضًا: ما الفرق بين الامن السيبراني وامن المعلومات

الصناعات التي تستخدم معايير EDI X12

تتضمن الصناعات التي تستخدم معايير EDI X12  بشكل شائع كالآتي:

• حلولEDI لتجار التجزئة: إن الحفاظ على عمل تجارة التجزئة بسلاسة عملية معقدة، الكم الهائل من الفواتير والطلبات لا تجعل التبادل الورقي للوثائق يستغرق وقتًا طويلاً فحسب، بل عرضة للخطأ أيضًا، لذلك، تتطلب شركات البيع بالتجزئة حل EDIكامل الخدمة يمكنه تحليل بيانات EDI الواردة وإنشاء مجموعات معاملات EDI ليتم إرسالها إلى الموردين، وهذا بدوره يمكن من التحول السريع لأوامر الشراء ويضمن التبادل الدقيق والفعال للمعلومات بين تجار التجزئة والموردين.
• وحلول EDI للخدمات المصرفية والمالية: تقدم البنوك وشركات السمسرة في الأوراق المالية وشركات التمويل الاستهلاكي والمؤسسات المالية الأخرى مجموعة واسعة من الخدمات والمنتجات لعملائها، وأحد العوامل الرئيسية التي تؤثر على المحصلة النهائية للمؤسسة المالية هو قدرتها على إدارة تدفقات المعلومات المعقدة مثل التعامل مع المستحقات والدائنين ومعالجة مطالبات استحقاق المزايا ونقل ملفات تسوية التاجر، وتظل العديد من هذه العمليات كثيفة الاستخدام للورق، مع الكثير من الفرص لاقتطاع الشيكات الورقية والتحرك نحو أتمة التبادل الإلكتروني للبيانات.
• حلول EDI لسلسلة التوريد: برز التبادل الإلكتروني للبيانات كحل يسهل النقل المتكرر والآلي للمعلومات المطلوبة لدرجة عالية من التنسيق داخل سلسلة التوريد، ونتيجة لذلك، تكون سلسلة التوريد التي تدعم EDI أكثر فاعلية من سلسلة التوريد اليدوية من حيث دورات الطلبات الأقصر، وزيادة توافر المنتج، وانخفاض تكاليف المعاملات.
• حلول EDI للرعاية الصحية والتأمين: يوفر نظام طلب EDI مزايا إدارية مربحة لا يمكن لمقدمي الرعاية الصحية والدافعين تجاهلها، حيث أنه يسهل التبادل السريع والآمن للبيانات بين شركاء الرعاية الصحية، مع ضمان جودة البيانات ومعالجة مشكلات الامتثال.
• وحلول EDI للسيارات: تسمح تنسيقات ملفات EDI لمصنعي السيارات والموردين بتبادل المعلومات بطريقة أسرع وخالية من الأخطاء، وبالتالي توفير معلومات محدثة حول الإنتاج والتسليم. وهذا بدوره يبسط عملية الإنتاج ويحسن الكفاءة التشغيلية.
• وحلول EDI للنقل: يمكّن نظام مدفوعات التبادل الإلكتروني للبيانات شركات النقل بالشاحنات والنقل من التخلص من الحاجة إلى الإدخال اليدوي للمعلومات وضمان تدفق الاتصال السلس بين جميع الأطراف من خلال الإرسال الإلكتروني للوثائق الموحدة، ويوفر تبادل البيانات في الوقت الفعلي للشركات رؤية أفضل للأسطول ويؤدي إلى استخدام الموارد والتخطيط بشكل أفضل.[4]

وفي النهاية نكون قد عرفنا ما هو التبادل الإلكتروني للبيانات والذي أصبح ضمن أساسيات كل شركة مهما كان مجال عملها فهو يعتبر أساس البيانات ودمج المعلومات بين الشركات المختلفة ويحافظ على البيانات من الضياع ويمنع وقوع أي أخطاء مهما كانت.