يمكن عقد اجتماعات لمجموعة من الموظفين في أماكن مختلفة عن طريق

يمكن عقد اجتماعات لمجموعة من الموظفين في أماكن مختلفة عن طريق هو سؤال يهتم به أغلب الموظفين حديثًا أو المديرين حيث أنه بعد انتشار وباء كورونا أصبح الكثير من الناس يعملون من المنزل ويحتاجون لطريقة يجتمعون بها في أماكن مختلفة على شبكة الانترنت لكيلا يضطروا للذهاب إلى مقر العمل.

يمكن عقد اجتماعات لمجموعة من الموظفين في أماكن مختلفة عن طريق

أصبح يمكن عقد اجتماعات الموظفين على الإنترنت عن طريق المؤتمرات المرئية وهي عبارة عن وسيلة اتصال يمكنها أن تجمع عدد معين من الناس وتنقل الصوت والصورة منهم وإليهم كأنهم يجلسون معًا وتوجد هذه التقنية على العديد من البرامج والمنصات مثل:

• برنامج “زووم zoom“: وهو برنامج سهل الاستخدام إلى حد ما ويتميز بأنه مجاني وإن كان يوجد منه نسخة مدفوعة تعطي مستخدمه المزيد من المميزات، عيبه الوحيد أنه يحتاج إلى المزيد من التأمين حيث يمكن اختراقه والتجسس على الاجتماعات التي تدور فيه في بعض الأحيان.
• تطبيق “بلو جينز blue jeans“: ويعتمد هذا البرنامج على تقنية الحوسبة السحابية وهو ليس مجانيًا لكن يتوفر فيه ميزة التجربة المجانية لمدة ثلاثين يومًا فإن حاز على إعجاب المستخدم يمكنه أن يشترك فيه، لكن على الرغم من ذلك فخطة أسعار هذا البرنامج غامضة بعض الشيء حيث أنه لم يتم الكشف عن سعر أعلى مستوى للخدمات في البرنامج.
• برنامج “لايف سايز life size“: وهو برنامج شديد الدقة ومدفوع بالكامل حيث لا توجد فيه أي باقات مجانية كما أن مدته التجريبية تنحصر في أربعة عشر يومًا فقط ويتطلب استخدامه أجهزة إلكترونية مرتفعة السعر إلى حد ما لأنه لا يعمل إلا على أنظمة تشغيل محددة.
• تطبيق “أدوبي كونكت “Adobe connect: وهو برنامج شديد التأمين يستخدم لعقد الاجتماعات المهمة للشركات الكبرى ويتميز بإمكانية تحرير الفيديوهات وبوجود الكثير من خطط الاشتراك المخصصة، وبالإضافة لعقد الاجتماعات فإن هذا البرنامج يستخدم أيضًا لإنشاء العروض التقديمية و رفع مواد التدريب عن بعد ومشاركة وحدات التعلم، لا يوجد أي عيوب لهذا البرنامج سوى كونه مكلف للغاية.
• برنامج “سايبر لينك يو ميتينج Cyberlink u meeting“: وهذا البرنامج مجاني ويقوم على نظام المتصفح وهو ما يجعله مثاليًا للشركات الصغيرة والمحدودة ولا يحتاج إلى تحميل، عيبه الوحيد أنه لا يمكن تسجيل الفيديوهات عليه.
• برنامج “جوجل هانجاوتس Google Hangouts” وهو مخصص للمؤتمرات التي تعتمد على الطاقة السحابية، يتميز بتكامله مع ال G Suite، كما يتميز بسهولة استخدامه نسبيًا بالنسبة لكثرة مميزاته، كما أن أسعاره تنافسيه ومنخفضة جدًا بالنسبة للخدمات التي يقدمها لكن لا يوجد فيه فترة تجريبية وإن كان من الراجح أن هذه الميزة سوف تضاف قريبًا جدًا.
• تطبيق ” جو تو ميتينج Go to meeting “: وهو برنامج صمم على وجه الخصوص لعقد المؤتمرات عن بعد والاجتماعات عبر شبكة الإنترنت، يتميز بإمكانية فتح غرفة اجتماع خاصة منبثقة عن الاجتماع الأصلي كما يتميز بوجود نسخة تجريبية مجانية.
• “جوين مي Join me“: وهو أحد البرامج الجديدة ويتميز بكونه يعد برنامجًا مجانيًا للشركات الصغيرة أو للأفراد فأي اجتماع عليه يكون مجانيًا حتى عدد ثلاث أفراد وما زاد عن ذلك يدخل في نطاق المستويات المدفوعة من البرنامج.
• برنامج “رينج سنترال Ring central”: وهو برنامج ضعيف بعض الشيء حيث تقتصر مميزاته على الاجتماعات الصوتية ومشاركة الشاشة، يمكن إضافة عدد أشخاص في هذا البرنامج يتراوح بين أربعة أشخاص ومئتي شخص، كما يوجد من البرنامج نسخة مجانية تجريبية.
• برنامج “هاي فايف High five“: وهو برنامج فريد من نوعه حيث يقوم بدمج منصة الأجهزة والبرمجيات في الاجتماع ويتضمن العديد من الخيارات مثل مشاركة الشاشة والقدرة على تسجيل الاجتماع والقدرة على جدولة الاجتماعات.
• تطبيق”إني ميتينج Any meeting“: وهو برنامج مدفوع بالكامل وهو يقدم خطتين للاستخدام الأولى تسمح باستضافة ما لا يزيد عن عشرة أشخاص في الاجتماع الواحد والثانية تسمح باستضافة ما لا يزيد عن ثلاثين شخصًا في الاجتماع الواحد، يحتوي البرنامج على كافة مميزات البرامج الأخرى من إمكانية الدردشة ومشاركة الشاشة والقدرة على إرسال الدعوات للاجتماع والقدرة على إرسال تذكيرات بالاجتماع على عناوين البريد الإلكتروني والقدرة على تسجيل الاجتماعات، ويعد العيب الوحيد لهذا البرنامج هو القلة النسبية لعدد الأشخاص المسموح لهم بالمشاركة في الاجتماعات.
• برنامج “بلزز Blizz“: وهو أحد البرامج المجانية نسبيًا حيث يمكن القيام بعقد المؤتمرات التي لا تتجاوز خمسة أفراد عليه لكن إن زاد العدد عن الخمسة أفراد فيجب على صاحب المؤتمر أن يشترك في الخطط المدفوعة للبرنامج، يتميز بتأمينه الشديد وسهولة استخدامه ووجود كافة المميزات الموجودة في البرامج الأخرى فيه.[1]

شاهد أيضًا: الدردشة والاجتماعات والاتصال والتعاون microsoft teams

ميزات استخدام منصات المؤتمرات المرئية

توجد العديد من المميزات الثابتة التي تتيحها منصات المؤتمرات المرئية لمستخدميها سواء أكانت هذه المنصات مجانية أو بثمن وأيا كانت الباقة التي يشترك فيها المستخدم وهذه المميزات هي:

• ميزة بدء الاجتماع حيث يمكن لأي مستخدم أن يقوم باستضافة اجتماع بنفسه بدلًا من أن يكون مشاركًا فيه.
• ميزة الحصول على حصة من الشاشة يمكن للمستخدم أن يعرض عليها لباقي المشاركين في الاجتماع ما يقوم به على حاسوبه الشخصي أثناء المؤتمر، فهذه الحصة من الشاشة تكون بمثابة شاشة عرض مصغرة.
• وميزة القدرة على تسجيل الاجتماع وإرساله لمن لم يحضروه أو الاحتفاظ به في سجل الملفات كتوثيق للاجتماع.
• ميزة عرض الشرائح لتنظيم المعلومات حيث تتيح هذه الميزة للمستخدم أن يقوم بتنظيم معلوماته في صورة شرائح تعرض تباعًا.
• ميزة المحادثة الخاصة حيث يستطيع اثنين أو أكثر من المشاركين في الاجتماع الانتقال إلى محادثة خاصة بينهم معزولة عن باقي أفراد الاجتماع لتبادل الملاحظات أو الإجابة عن الأسئلة أو لأي سبب آخر.
• وميزة عقد المؤتمرات المرئية حيث يستطيع كافة المشاركين رؤية بعضهم أثناء المؤتمر.
• ميزة توافر الدعم الفني حيث يتواجد على كافة المنصات مجموعة من العاملين في الدعم الفني لمساعدة المشاركين في الاجتماعات على معرفة كيف تعمل المنصة في المرات الأولى لاستخدامها.

شاهد أيضاً: طريقة تحديث التيمز للطلاب بالخطوات التفصيلية

عوامل نجاح المؤتمرات المرئية

توجد العديد من العوامل التي قد تؤثر سلبًا أو إيجابًا على نجاح المؤتمرات والاجتماعات المرئية وهذه العوامل هي:

• وجود مكان مناسب للاجتماع حيث أن كون الاجتماع على الإنترنت أو عن بعد لا يعني أنه يمكن أن يتم الاجتماع في أي مكان، فيجب أن يكون المكان الذي يتم فيه الاجتماع هادئًا وخاليًا من عوامل التشتيت.
• اختيار الملابس المناسبة للاجتماع حتى يكون المظهر لائقًا وجادًا، فليس معنى أن الاجتماع يتم عن بعد بينما الموظفين في بيوتهم أنه اجتماعًا هزليًا أو أنه قد فقد صفته الجادة.
• شبكة الإنترنت الجيدة حيث تؤثر جودة شبكة الإنترنت على جودة الاجتماع ذاته فلو كانت الشبكة ضعيفة ستكون الصورة مشوشة والصوت منقطعًا وهو ما سيؤدي إلى عدم قدرة أفراد الاجتماع على التركيز.

وفي النهاية نكون قد عرفنا أنه يمكن عقد اجتماعات لمجموعة من الموظفين في أماكن مختلفة عن طريق شبكة الإنترنت حيث أنه هذا لم يعد شيئًا بعيدًا أو خياليًا بل أصبح ضرورة حياتية بسبب وصول التكنولوجيا إلى كل جزء في حياتنا، لذا تعد معرفة كيفية إقامة المؤتمرات عن بعد الناجحة وأهم المنصات التي تقدم خدمة إنشاء المؤتمرات عن بعد ضرورة من ضروريات العصر لا مجرد رفاهية.