كيفية كتابة تقرير

كيفية كتابة تقرير هو الموضوع الّذي سيتمّ ذكره في مقالنا هذا، حيث أنّ العديد من الشّركات أو مؤسسات العمل أو غيرها تطلب من موظّفيها كتابة تقرير حول موضوعٍ معيّنٍ أو مشكلةٍ معيّنة، للاطلاع على معلوماتها والتّوصيات والحلول لها، وعبر موقع محتويات سنعرض كيفية إعداد التقرير الكامل والمتكامل.

مفهوم التقرير

يمكن تعريف التقرير بأنّه واحدٌ من الأساليب الكتابية التي تستخدم لتقديم كلّ التفاصيل عن موضوع معيّن بطريقة حيادية تامّة، ويسمّى التقرير بالبيان أو المستند وباللغة الإنجليزية يسمى report، ويكون التقرير بهيكلية مخصصة للموضوع الأساسي وما يتفرّع منه، بالإضافة لملخّص استنتاجي لكلّ ما يرد فيه، ولإعداد تقرير من الضروري السير على منهج معيّن في إعداد التقرير وتحديد الهدف الأساسي منه، وتحديد الجمهور الذي سيستهدفه.[1]

شاهد أيضًا: نموذج كتابة تقرير عن موظف وطريقة كتابة التقارير عن الموظفين

كيفية كتابة تقرير

إنّ كتابة التقرير تحتاج جهدًا وتركيزًا ووقتًا، ولتبسيط الأمور وتسهيلها على الكاتب، سيتمّ فيما يأتي تلخيص كيفية وطريقة كتابة التقرير للمبتدئين ببعض الخطوات، والّتي يمكن من خلالها كتابة تقرير متكامل ومثالي، وسنتعرّف على هذه الخطوات في الآتي.

تحديد الشروط المرجعية للتقرير

تحديد الشّروط المرجعيّة الخاصّة بالتّقرير يكون من خلال قراءة الإرشادات والمعلومات المعطية حول التّقرير وموضوعه، كذلك الاطّلاع على جميع المعلومات الإضافية المتاحة للكاتب حول موضوع التّقرير، وعليه أنّ يفكّر ويحلّل الهدف من هذا التّقرير، وبماذا ومتى قد يحتاجه الإنسان، كذلك عليه دراسة الموضوع الّذي يدور حوله التقرير، وعلى الكاتب معرفة الفئة التي سيستهدفها هذا التقرير، عندها يمكن للكاتب وضع خطّة الكتابة والهيكليّة العامّة لهذا التّقرير.

تعيين إجراءات الكتابة

إنّ الخطوة الثّانية هي تعيين إجراءات الكتابة، أي تحديج الطّريقة المناسبة لجمع المعلومات اللّازمة للتقرير، ومعرفة المصادر الموثوقة الّتي يمكن استنباط المعلومات حول موضوع التّقرير منها، كذلك ينبغي للكاتب دراسة الملّفات والمستندات والكتب الّتي تدول حول محور تقريره، كذلك يمكن إجراء المقابلات مع الأشخاص ذوي الخبرة والعلم، والبحث عن مقالاتٍ تقارير سابقة بشأن هذا الموضوع، ومن خلال هذه الخطوات، يستطيع الكاتب أن ينسّق خطوات كتابته.

البحث عن المعلومات المناسبة

من واجب الكاتب أن يعثر على المعلومات اللّازمة ويجمعها لينّسقها في التّقرير الذي يعدّه، وذلك من خلال الدّراسة العميقة للمصادر والملفات والمقالات والمستندات، ويجب عليه أن يحرص على أن تكون المعلومات الّتي يجمعها متعلّقةً بموضوع التقرير ولا تنحرف عنه نحو مواضيع أخرى، كما عليه أن الفترة الزّمنية أو الجدول الزمني المخصّص للتّقرير لكيلا تفوته الفرصة ويضيع الجهد سدىً.

التعرف على الهيكل والشكل العام للتقرير

من واجب الكاتب معرفة الهيكلية العامة للتقرير وتحديدها، والهيكل العام للتقرير يجب أن يتضمّن العناصر التّالية:

• عنوان التقرير.
• ملخص موضوع التّقرير.
• الفهرس الخاص بمحتويات التّقرير.
• مقدّمة التّقرير.
• الشّروط المرجعيّة للتّقرير.
• إيراد خطوات كتابة الموضوع أو خطوات حلّ المشكلة الواردة.
• النتائج أو الحلول.
• خاتمة التقرير.
• التوصيات والنّصائح.
• إيراد المراجع.
• الملاحق.

إنشاء المسودة الأولية

ننتقل بعد تشكيل الهيكلية العامة للتقرير، إلى كتابة مسوّدة عن التّقرير، وذلك من خلال كتابة الأفكار الرّئيسيّة والثّانويّة وتشكيل التقرير، وبعد الانتهاء من المسودة الأوليّة للمقال، يمكن للكاتب الانتقال للعمل على الملحقات والنتائج المرافقة للتقرير، والّتي تتضمّن الآراء ووجهات النّظر والملاحظات خلال المقابلات ودراسة الملفّات والمراجع وغيرها، كما يجب على الكاتب مراعاة إيراد الصّور إن كان التّقرير بحاجة إليها، وخلال كتابة المسوّدة، يجب على الكاتب تصنيف المعلومات الّتي يريد وضعها في ملحقات التّقرير، لتجنّب الخطأ والخلط بين المعلومات.

تحليل المعلومات

تحليل المعلومات يكون خلال كتابة الخاتمة الخاصّة بالتّقرير، حيث أنّها المكان الّذي يترجم المعلومات المذكورة في نصّ التّقرير، مع مراعاة عدم إيراد أيّة معلوماتٍ جديدة لم يتمّ ذكرها في التّقرير نفسه، ويبيّن الكاتب في الخاتمة قيمة المعلومات المذكورة ومعناها ومقصدها.

تقديم التوصيات

يكتب الكاتب في التّقرير التّوصيات والنّائح الّتي من وجهة نظره ورأيه إنّها تساعد وتساهم في تحسين الموضوع أو حلّ المشكلة الواردة في التّقرير، مع ذكر ما يجب على الفئة المستهدفة في التّقرير أو الجهة التي طلبت التّقرير فعله أو اجتناب فعله، مع التّأكد بأنّ هذه التّوصيات نافعة وعمليّة، مع مراعاة التّفصيل المنطقيّ فيها، ليفهم القارئ ما هو المقصود منها.

كتابة المراجع والمراجعة النهائية للتقرير

يضع الكاتب ضمن تقريره جميع الملّفات والمقالات والمصادر الّتي اعتمد عليها في كتابة التّقرير، ويستعمل غالبًا فيها نظام   APA لتوثيقها وتثبيتها ضمن التقرير، ويقوم الكاتب بالمراجعة النّهائية للتقرير، ويقيّم معلوماته، ويراجعه قبل تسليمه لتنجب نسيان الأخطاء والسّهو عنها.

شاهد أيضًا: طريقة كتابة تقرير … خطوات كتابة التقارير بسهولة

أنواع التقارير

ببيان كيفية كتابة التقرير، فمن المهم توضيح أنّ التقرير يدخل في عديد المجالات والاستخدامات الحياتية، وفي كلّ مجالٍ من مجالاته وفي كلّ أنواعه للتقرير أهمية كبيرة، ويمكن تلخيص أنواع التقارير كما يأتي:

التقارير الوظيفية

إنّ التقارير الوظيفية تتضمن مجالات واسعة من أنواع التقارير المختلفة، والتي يمكن أن تتسمى باسم الهدف التي تسعى إليه أو المجال الذي تدرسه، فيمكن أن يتواجد التقارير المالية والتقارير التسويقية، والتقارير البنكية وغير ذلك، فمجالاته واسعة للغاية، والتقارير الوظيفية تدخل تحت باقي أنواع التقارير التي سيتم ذكرها فيما يأتي.

التقارير الدورية

وهي التي يتمّ من خلالها جمع المعلومات وإيصالها لأرباب العمل أو المدراء والمسؤولين، وذلك يكون بشكل متكرر ودوري، وهي تتعلق بشكلٍ مخصوص بالإنجازات التي تكون ضمن الفترة المحصورة بين تقريرين، وتتميز بأنّها مختصرة لكنّها شاملة، وتتألف من العنوان والتسمية، وتتضمن كلّ ما تم إنجازه في الفترة المحددة.

التقارير الداخلية والخارجية

إنّ التقارير الخارجية والداخلية هي من الأنواع الشائعة من التقارير، والداخلية منها هي التقارير التي يتمّ تبادلها في الشركة الواحدة بين مختلف الأقسام، أو ضمن عديد الدوائر ضمن مؤسسة واحدة، أمّا الخارجية منها فهي التقارير التي تكون بين مختلف المؤسسات والشركات.

التقارير الجانبية أو الرأسية

وهذا النوع من التقارير يعتمد على نوعية الحركة التي تنتقل التقارير فيها ضمن الشركة، فمن الممكن أن تنتقل من أعلى لأسفل أو من أسفل لأعلى، وذلك ضمن تدرج السلم الوظيفي للشركة، أو من الممكن أن تتوزع على مختلف الأقسام لكن ضمن المستوى الوظيفي الواحد، وهي التقارير الجانبية.

تقارير المقترحات والتوصيات

إنّ من أنواع التقارير التي سيتم التعرف بها بعد معرفة كيفية كتابة تقرير هي تقارير المقترحات، والتي تهدف لتقديم النصائح والتوصيات لحل مشكلة محددة ومعيّنة، وهو ما يكون مقدّمًا من إحدى الشركات لحلّ مشكلات شركة أخرى مغايرة، والتي تكون بدورها قد طلبت تقارير توضّح كيف يمكنها حلّ إحدى المشكلات المطروحة ومعالجتها.

التقارير الإعلامية والطويلة والقصيرة

فالإعلاميّة من التقارير كالتقارير السنوية المالية لمؤسسة ما، وهي ما يحتوي على معلومات خاصّة  وهامّة، والتي يهمّ الشركة أن تنقلها لإحدى الشركات الأخرى المغايرة، والتقارير الطويلة أو القصيرة هي ما يتمّ تصنيفه بحسب طولها ويصعب التصنيف بهذا المعيار ويمكن القول أنّه تصنيفٌ غير مهمٍّ للغاية.

التقارير الغير الرسمية

وهي التقارير التي تحوي على نوعين أساسيين منها الطويل ومنها القصير، وتتضمن العناصر الأساسية للتقرير، وهي المقدمة التي تتضمن العنوان والغرض من التقرير، والعرض والمناقشة التي تحوي كلّ أقسام التقرير، والخاتمة، والتي تتضمن النتيجة وعرض مختصر للتقرير.

التقارير الرسمية

إنّ التقارير الرسمية هي التي تستخدم في أمورٍ رسمية بحتة كالتقارير العلمية، وهي تراعي الإرشادات والتوجيهات المهمة والمقصودة من التقرير، ويبدأ بمذكرة أو رسالة صغيرة تشابه المقدمة، وصفحة كاملة لعنوان التقرير، وملخص سريع تنفيذي، وباقي المحتوى الرئيسي للتقرير.

شاهد أيضًا: هيكل التقرير ينقسم إلى جزئين رئيسين هما المقدمة والنهاية

ما هي مكونات التقرير الأساسية

من خلال الخوض في كيفية كتابة تقرير فإنّه من الضروري توضيح مكونات التقرير الأساسية، والتي يمكن تلخيصها فيما يأتي والواجب على كلّ تقرير أن يتضمنها:

• صفحة العنوان: وهي الصفحة التي تتضمن العنوان الرئيس للتقرير.
• الجدول الرئيس للمحتويات: وهو جزء اختياري يمكن أن يتمّ إلغاؤه ويمكن أن يتمّ وضعه ويرجع الأمر للكاتب.
• الملخص العام: وهو النظرة العامّة لأهم النقاط الواردة في التقرير، وهدف هذا الجزء أن يوضح عديد النقاط التي سيتم أو تمّ عرضها.
• المقدمة: وهي الاختصار الذي يوضّح أهمية التقرير وموضوعه ويوضّح التسلسل الذي فيه، ويعرض للقارئ الهدف الرئيس من كتابة تقرير، والنتائج المرجوة منه.
• المناقشة العامة: وهي تمثّل عرض التقرير وصلبه والمحتوى الرئيس الذي يتضمنه، ومن خلاله يتمّ وضع المشكلة ومناقشتها والوصول للنتائج والتوصيات.
• النتائج: اختصار منظم ومحدد لكلّ النتائج التي وصل إليها التقرير.
• التوصيات المقترحة: وهي ما يقدّمه الكاتب من النصائح والإرشادات التي تنتمي للموضوع الأساسي.
• الملحق الخاص: وهو جزء يتمّ إلحاقه بالتقرير لزيادة الفهم والتوضيح، من جدول ورسوم بيانية.
• المراجع: وهو الجزء الذي يكون فيه تفصيلًا للمصادر التي تمّ جمع المعلومات الموثوقة منها.

شاهد أيضًا: ما الفرق بين المحضر والتقرير.

أهمية التقرير

يتضمن التقرير الكثير من المعلومات والبيانات الهامّة التي تخصّ موضوع التقرير ذاته، وتكمن أهمية أيّ تقرير فيما يأتي:[2]

• يمكن الاعتماد على التقرير في تطبيق الإجراء الحازم واتخاذ القرار النافع والصائب اعتمادًا على ما يرد في التقرير من البيانات الدقيقة والمعلومات الصحيحة.
• يتمّ الاعتماد على التقارير في الشركات من قبل المالكين لمراقبة الأداء العام للموظفين ولنشاط الشركة.
• يتمّ من خلال التقارير مراقبة الأداء السنوي لترقية أكثر العناصر الفعالة في الشركة.
• من الممكن ومن خلال الاعتماد على التقارير الاسراع في حلّ المشاكل العامّة ومعالجة آثارها بأسهل الطرق وأقل الجهود.

شاهد أيضًا: في التخطيط لكتابة التقرير وفي عنصر الافتتاح يشير الكاتب إلى.

كيفية كتابة التقارير pdf

عندما يبحث الكاتب عن كيفية كتابة تقرير، فإنّه من الضروري له أن يعرف أن التقرير لا بدّ له أن يحتوي على العنوان الملائم، وأن يكون مبسطًا وملائمًا لكلّ المستويات، وأن يمكن تقديمه في الأوقات المناسبة، أن يتحرى من خلاله الدقة العالية، ومن خلاله يتمّ تضمين المعلومات الأساسية، ولأجل تسهيل الأمر على الكاتب، فإنّه وفيما يأتي سيتم تقديم كيفية كتابة التقارير pdf والذي يمكن الحصول عليه “من هنا“.

في الختام قد تمّ تسليط الضوء على كيفية كتابة تقرير بعد التعريف بمفهوم التقرير، وتمّ بيان أنواع التقارير، وبيان مكونات التقارير الأساسية، وبيات أهمية التقارير وفائدتها.