كيف تجد أفضل نظام مسير رواتب متكامل لشركتك الناشئة أو المتوسطة في السعودية؟

تُعدُّ إدارة وتنظيم مسيرات الرواتب واحدة من المهام التي يشغل نسبة كبيرة من أوقات مسؤولي الموارد البشرية و المديرين الماليين ، إذ قد تكون هذه المهمة صعبة و تتطلب وقتًا طويلاً في العديد من الشركات. وهنا يؤدي أي نظام مسير رواتب متكامل دورًا حاسمًا في تسهيل هذه العملية، الأمر الذي يوفر حلّاً فعالاً لإدارة أجور وتعويضات الموظفين. 

يتعدى عمل أنظمة مسيرات الرواتب المتكاملة إيجادَ توافق لصيغ البيانات بين مسير الرواتب ونظام المحاسبة؛ بل ويضمن أيضًا تلبية معايير الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية، مما يوفر الوقت والجهد ويقلل مخاطر حدوث أخطاء.

في هذا المقال سوف تزودك بنصائح هامة لاختيار أفضل نظام متكامل لمسير الرواتب للشركات الناشئة والمتوسطة في المملكة العربية السعودية، حيث سنشرح فيه أهمية اعتماد نظام مسيرات رواتب في الشركات، ونتحدث عن الميزات الرئيسة التي يجب النظر فيها عند اختيار نظام لمؤسستك، وغير ذلك الكثير.

ما هو نظام مسير الرواتب المتكامل؟

إنَّ نظام مسير الرواتب المتكامل هو حل برمجي يجمع بين معالجة كشوف المرتبات وميزات نظام إدارة الموارد البشرية الأخرى، مثل تتبع الحضور، وإدارة الإجازات ومزايا الموظفين، ضمن نظام أساسي واحد متكامل. من شأن ذلك أن يسمح بوجود تكامل سلس للبيانات بين ميزات نظام إدارة الموارد البشرية المختلفة، وأن يقلل من الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًّا، مما يؤدي إلى زيادة الكفاءة والدقة. 

يشتمل نظام كشوف المرتبات المتكامل عادةً على ميزات مثل حساب الأجور، و استقطاع الضرائب، وتعدد طرائق الدفع وإمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول، والتكامل مع ميزات نظام إدارة الموارد البشرية الأخرى. 

باستخدام نظامٍ متكامل لمسيرات الرواتب، تستطيع الشركات توفير الوقت وتقليل الأخطاء وتوفير تقارير وتحليلات قيمة.

المميزات الأساسية لنظام مسير الرواتب المتكامل

• حساب ومعالجة أجور الموظفين: تعدُّ هذه الميزة اللبنة الأساسية في أي نظام مسير رواتب متكامل. إنَّها تُمكِّن مديري الموار البشرية والمديرين الماليين من حساب أجور الموظفين ومعالجتها بدقة بناءً على عوامل عدة قد تشمل – على سبيل المثال – ساعات العمل والعمل الإضافي والمكافآت والتعويضات.

• استقطاع الضرائب والاستقطاعات الأخرى: يُسهِّل نظام مسير الرواتب المتكامل على المديرين الماليين استقطاع الضرائب وغيرها من الحسومات، مثل اشتراكات الضمان الاجتماعي والتأمين الصحي وخطط ادخار التقاعد. يضمن ذلك تلبية معايير الامتثال للوائح القانونية والتنظيمية، ويساعد أرباب العمل على تجنُّب أي تبعاتٍ قانونية محتملة.

• تعدد طرق وخِيارات الدفع: يوفر نظام مسير الرواتب المتكامل لأرباب العمل المرونة اللازمة لتوفير طرائق وخِيارات دفع عديدة لموظفيهم، مثل الإيداع المباشر أو الشيكات الورقية أو أنظمة الدفع الإلكترونية.

• الالتزام باللوائح القانونية لنظام مكتب العمل السعودي والنماذج الضريبية: يضمن نظام مسيرات الرواتب المتكامل تطبيق أعلى معايير الامتثال للوائح القانونية والنماذج الضريبية لنظام مكتب العمل السعودي؛ حيث يوفر دقة في البيانات من خلال ميزة التكامل بين مسير الرواتب وبرنامج المحاسبة، الأمر الذي يساعد على إعداد تقارير تلبي متطلبات الامتثال مع القانون السعودي، وتقلل من مخاطر تبعات عدم الامتثال.

• سهولة الاستخدام وإمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول: توفر العديد من أنظمة مسيرات الرواتب المتكاملة إمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول، الأمر الذي يتيح لأرباب العمل الوصول إلى معلومات كشوف المرتبات في أي وقت ومن أي مكان. كما يجب أن يكون النظام بسيطًا وسهل الاستخدام، بواجهة بسيطة نظيفة تخلو من أي تعقيدات.

• التكامل مع ميزات نظام إدارة الموارد البشرية: أخيرًا، يجب أن يتكامل نظام مسير الرواتب المتكامل مع الميزات الأخرى لنظام إدارة الموارد البشرية، مثل نظام الحضور والإجازات ومزايا الموظفين. يتيح ذلك لمديري الموارد البشرية والمديرين الماليين إدارة جميع جوانب مستحقات وتعويضات الموظفين في نظام واحد، بالإضافة إلى تبسيط المهام الإدارية وتقليل مخاطر ارتكاب أخطاء وحدوث فوضى تكرار الملفات في الأقسام المختلفة.

كيف تختار أفضل نظام مسير رواتب متكامل لشركتك الناشئة أو المتوسطة؟

يتطلب اختيار أفضل نظام رواتب متكامل للشركات الناشئة والمتوسطة دراسة متأنية للعديد من العوامل. فيما يلي بعض التِّقْنيات التي تساعدك على اتخاذ القرار السليم:

• تقييم احتياجات عملك والميزانية: قبل اختيار نظام متكامل لمسير الرواتب، يجب عليك بصفتك مديراً مالياً أو مدير موارد بشرية تقييم احتياجات عملك ومعرفة حدود ميزانيتك. ضع في اعتبارك عوامل مثل عدد الموظفين ومدى تعقيد عملية معالجة كشوف المرتبات ومستوى الأتمتة والتخصيص الذي تطلبه. حدد المبلغ الذي ترغب في إنفاقه في نظام مسير الرواتب، ونوع عائد الاستثمار الذي تتوقع تحقيقه.

• المقارنة بين مميزات وأسعار خِيارات البرامج المختلفة: إنَّه لمن الهام مقارنة ميزات وأسعار الأنظمة المختلفة لمسيرات الرواتب للعثور على أفضل ما يلبي تطلعاتك ويناسب احتياجاتك ويراعي ميزانيتك. لذا ابحث عن نظام يشتمل على الميزات الرئيسة التي تحتاج إليها، مثل حساب الأجور وحسم الضرائب، وبقية الميزات التي توفر قيمة أكبر لاحتياجاتك، مثل إمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول وخلافها.

• قراءة المراجعات و التقييمات من مصادر موثوق بها: قبل اتخاذ قرار نهائي بالشراء، من المفيد الإطلاع على مراجعات وتقييمات العملاء للمنتج من منصات ك G2. قارن بين المراجعات و التقييمات من شركات تنشط في نفس تخصص شركتك، واستكشف تجارب وآراء المستخدمين الحاليين.

• النظر في تكامل البرامج مع الموارد البشرية الحالية أو أنظمة المحاسبة: عند اختيار نظام متكامل لمسير الرواتب، يكون من الهام معرفة مدى توافقه وتكامله مع الموارد البشرية الحالية أو أنظمة المحاسبة في شركتك. سيساعدك ذلك في ضمان أن تعمل جميع الأنظمة معًا بسلاسة، وفي تقليل الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًّا.

• الاستفادة من الإصدارات التجريبية والعروض التوضيحية المجانية: يقدم العديد من مزودي أنظمة مسيرات الرواتب عروضًا تجريبية مجانية، أو عروضًا توضيحية تُظهر كيفية عمل أنظمتها، الأمر الذي يتيح لك اختبار النظام قبل إجراء عملية الشراء. قد تُمثِّل هذه طريقة رائعة لتقييم مميزات النظام وسهولة استخدامه والتأكُّد من أنَّه يلبي احتياجات عملك.

كيف تختار نظام مسير الرواتب المناسب؟ (بعض النقاط الاسترشادية) 

يعد اختيار نظام مسير رواتب مناسب أمرًا بالغ الأهمية للشركات من جميع الأحجام. فيما يلي بعض العوامل الرئيسة التي يجب مراعاتها عند اختيار نظام متكامل لمسير الرواتب:

• مراعاة أهمية التكامل مع باقي أجزاء الموارد البشرية: عند اختيار نظام كشوف المرتبات، يكون من الهام مراعاة كيفية تكامله مع ميزات نظام إدارة الموارد البشرية، مثل تتبع الحضور وإدارة الإجازات ومزايا الموظفين. يمكن للنظام المتكامل تبسيط المهام الإدارية وتحسين الدقة عن طريق تقليل الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًّا والقضاء على إمكانية تكرار البيانات.
• سهولة التخصيص: لكل عمل احتياجاته الخاصة ذات الصلة بمسيرات الرواتب، لذا من شأن أي نظامٍ لمسيرات الرواتب الذي يسهل تخصيصه أن يوفر الوقت ويزيد الكفاءة. ابحث عن نظام يسمح لك بإعادة تخصيص خِياراته، وتعديل صيغ التقارير بالشكل الذي يلبي متطلباتك الخاصة.
• الميزانية: التكلفة عامل هام لا يجب إغفاله عند اختيار نظام مسيرات الرواتب. في حين أنَّ بعض الأنظمة قد يكون لها تكاليف أولية أعلى، إلا أنَّها قد تعطي مميزات كبيرة من حيث الوقت والدقة ومعايير الامتثال. ليكن في حسبانك الفوائد طويلة الأجل للنظام، مع حساب عائد الاستثمار لتحديد الخِيار الأكثر فاعلية من حيث التكلفة.

تشمل مزايا نظام مسيرات الرواتب المتكامل ما يلي:

• توفير الوقت: يعمل النظام المتكامل لمسيرات الرواتب على أتمتة المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً، مثل حسابات كشوف المرتبات واستقطاع الضرائب. الأمر الذي يوفر وقت العمل على هذه المهام ويقلل فرص ارتكاب الأخطاء.
• زيادة الدقة: تقلل أنظمة مسيرات الرواتب المتكاملة من مخاطر ارتكاب الأخطاء من خلال التخلص من الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًّا وتقليل تكرار البيانات.
• تلبية معايير الامتثال: يضمن نظام مسيرات الرواتب المتكامل الامتثال لقوانين وأنظمة العمل.
• إعداد التقارير: يوفر نظام مسيرات الرواتب المتكامل تقارير قابلة للتخصيص تمكِّن الشركات من مراقبة نفقات الرواتب واتخاذ قرارات صائبة بشأنها.
• زيادة رضا الموظفين: يتيح نظام مسيرات الرواتب المتكامل للموظفين إمكانية الحصول على معلومات دقيقة وفي الوقت الحقيقي ذات صلة بالأجور، كما يمكِّنهم من الوصول إلى معلومات كشوف المرتبات والمزايا بسهولة.

في الختام

من خلال الاستثمار في نظام متكامل لمسيرات الرواتب، يمكن للشركات توفير الوقت والمال مع تحسين الدقة والكفاءة، مما يؤدي في النهاية إلى زيادة الإنتاجية وتحقيق رضا الموظفين.