ما هو تعريف النظام حيث كان من الصعب على الهيئات الموجودة منذ زمن بعيد وحتى الآن أن تُحافظ على مستواها ومنظومتها إلا من خلال مجموعة من السلوكيات التي توضح شكل العمل بداخلها وتهيئ لكل فرد داخل المؤسسة عملاً محددًا خاص به، أن إتباع سلوكًا مُنظمًا لا يتطلب رقابةً خاصة هو أسلوب يُنبع عن شخصية تُنير بدورها حياتك وتُحافظ على نجاح واستقرار مؤسستك.
ما هو تعريف النظام
يُعرّف النظام على أنه العملية تتكون من سلوكيات مُحددة يتم القيام بها معًا لتوفير وقتًا وجهدًا، والشائع عنه كذلك هو ضبط الأمور كما يجب أن تكون تدبيرها أحسن ما يمكن التدبير.
وقد يختص النظام بجميع الوظائف داخل المؤسسة، أو يتم عمل أنظمة مخلفة لكل وظيفة على حدة، مثل عمل نظام لخطة الموظفين داخل المؤسسة بمفرده، أو عمل نظام للإجراءات الإدارية الخاصة بمجال معين بها، أو عمل نظام شامل للمنظومة ككل.
شاهد أيضًا: الحياة الفطرية في المملكة العربية السعودية
خصائص النظام
يتكون النظام من مجموعة من الخصائص الرئيسية التي يمكن ذكرها في النقاط التالية:
- المدخلات، وتعتبر هذه المدخلات هي القوة الدافعة والملبية لجميع احتياجا النظام المختلفة مثل الاحتياجات الاقتصادية والموارد، والعناصر البشرية، والمعدات اللازمة، والإمداد المالي، والقوة الدافعة، والتي يمكن تحديد ما يحتاجه المرء منها حسب ما يتطلب نوع نظامه.
- العمليات، هي التغييرات التي تجرى على العناصر المدخلة والمحددة حسب حاجة النظام لجعلها مناسبة له تماماً دون أي مشاكل، أي أنها الطريقة التي يتم من خلالها معالجة المدخلات للوصول إلى الاحتياج المرجو.
- المخرجات، وهي الأهداف والاحتياجات التي يتم الحصول عليها بعد تحديد المدخلات وإجراء العمليات المختلفة عليها لينتج المخرج المطلوب تواجده عندما يتم تعريف النظام.
- التغذية الراجعة، هي عبارة عن عنصر التغذية الإضافي الذي يرصد حدوث أي مشاكل بعد الحصول على المخرجات ويقوم بمدها بما تريد لتصبح جاهزة تمامًا، قد تكون تغذية داخلية، أو تغذية خارجية، ويمكن من خلالها وضع بعض التعديلات على جميع العناصر السابقة.
- البيئة، وهي الجو المهيأ لحدوث جميع العمليات السابقة داخله للحصول على افضل النتائج، ويكون جزء منها داخلي لإجراء التفاعلات والعمليات المطلوبة، والجزء الآخر خارجي التي تدخ مع النظام في تبادل للتأثير ببعضهم البعض.
شاهد أيضًا: موضوع يبرز وسيلة من وسائل النجاح في الحياة
أنواع النظام
بعدما تعرفنا على تعريف النظام، لابد من أن نُدرك أن الأنظمة تنقسم إلى نوعين رئيسيين يُمكن من خلالها إدارة كل ما هو مطلوب، للحصول على أفضل النتائج المرجوة، وتتمثل أنواع النظام فيما يلي:
- المفتوح، يُتيح من خلاله تبادل كافة المعلومات والعمليات، والطاقة والمادة مع جميع الأنظمة الأخرى الموجودة من حوله، أي يمكن وصفه على أنه نظام تعاوني.
- المغلق، نظامًا لا يتيح أبداً تبادل أي معلومات أو عمليات، او حتى أجزاء من المادة والطاقة الموجودين فيه مع أي نظام آخر، أي أنه نظام غير تعاوني يحب أن يكون مختصاً بذاته فقط.
وهناك الكثير من الأمثلة على أنواع النظم المختلفة مثل:
- الحاسوبية
- المادية
- التجريدية
- المعلومات الإدارية
- دعم القرارات
- المعلومات التنفيذي
- الاتصالات والتعاون
- التشغيل الآلي للمكاتب
- النظم الخبيرة
أهداف النظام
هناك بعض الأغراض التي تحتم على بعض الجهات استخدام نظام معين خاص بها لإدارة جهتها بشكل صحيح ومن هذه الأغراض:
- وضع نظام موحد لجميع العاملين بالجهة من موظفين، ومديرين للحصول على نتائج المنظومة المرجوة من قبل أصحاب الجهات أنفسهم.
- تكون الأنظمة عند استخدامها في بعض الشركات أو المنظمات مفيدة لتحيق نجاح أعلى من باقي المنافسين من نفس المجال.
- تقوم النظم بتقليل تكاليف النتائج المراد الحصول عليها وطرح أفضل خط سير للمنظومة.
- تضع إجراءات إدارية محددة لكل وظيفة داخل المؤسسة.
- تُقلل من نسبة الخطر الممكنة الحدوث فيما يتعلق بفقد المعلومات أو المدخلات التي تحتاجها كل جهة.
ختامًا تعرفنا على إجابة تساؤل ما هو تعريف النظام مع كافة التفاصيل الهامة حولة حيث أن تطبيق النظام يُعدّ وسيلة فعالة للنجاح.
