نماذج رسائل رسمية جاهزة .. اهمية كتابة رسائل رسمية احترافية

نماذج رسائل رسمية جاهزة تُعد من أهم نماذج الرسائل والخطابات التي يتم الاعتماد عليها داخل منشآت ومؤسسات العمل العامة منها والخاصة، حيث تأتي تلك النماذج في عدة أشكال وأنواع تجعل محتوى كل منها خاص بطلب أو حدث أو غرض مُعين، وبالطبع يُوجد العديد من الشروط والمواصفات التي تتسم بها تلك الرسائل الرسمية؛ لكي تكون معتمدة ومقبولة لدى الجهة المُرسلة إليها، ولذلك؛ فإن الفقرات التالية سوف تتضمن مجموعة من النماذج الجاهزة الخاصة بالرسائل الرسمية مع إلقاء الضوء على طريقة كتابتها أيضًا.

طريقة كتابة رسائل رسمية

الرسائل الرسمية أصبحت في العصر الحالي تعتمد على الشكل الإلكتروني المُرسل عبر عناوين البريد الإلكترونية وخصوصًا المعتمدة منها إلى جانب وجود بعض من الشركات التي لا تزال تعتمد على استخدام الرسائل الورقية، وفي كلتا الحالتين؛ هناك طريقة مُحددة لا بُد من الحفاظ عليها والالتزام بها عند إنشاء الرسالة الرسمية، وهي تتضمن ما يلي[1]:

• كتابة الغرض الأساسي من هذه الرسالة في أعلى صفحة الملف.
• يجب الالتزام بموضوع الرسالة دون التطرق إلى أي قضايا أو موضوعات أخرى فرعية غير هامة.
• الاعتماد على اللغة الرسمية المعتمدة داخل الشركة عند كتابة الرسالة سواء العربية أو الإنجليزية أو غيرها، مع الحفاظ على اللباقة في الحديث واستخدام مفردات واضحة ومفهومة خالية من الأخطاء اللغوية أو الإملائية.
• الابتعاد عن الإسهاب غير المُبرر، واستخدام عبارات قصيرة وبليغة قدر الإمكان، والحفاظ على استخدام علامات الترقيم.
• الالتزام بالأجزاء الرئيسية في الرسالة وهي: (العنوان، التاريخ، اسم المرسل إليه، محتوى الرسالة، اسم الراس، التوقيع).

نماذج رسائل رسمية جاهزة

هناك العديد من نماذج الرسائل الرسمية التي يُمكن الاعتماد عليها عند الرغبة في إرسال خطاب مُوجه إلى أحد الأفراد أو الأقسام داخل مؤسسة العمل، مثل[2]:

النموذج الأول:

اسم الشركة ………..

التاريخ/ ……../……./……

موضوع الرسالة: ……………

إلى السيد المدير العام في مؤسسة/ ………………. ؛؛

بعد التحية ..

الرجاء من سيادتكم التكرم بالموافقة على الموافقة على استلام الملف المرجعي رقم …………. نظرًا إلى حاجتي الماسة إليه في إطار تنفيذ بعض مهام العمل بالشركة، ولكم وافر الاحترام والتقديم..

الموظف ………………..، (التوقيع) ………………….

النموذج الثاني:

مؤسسة ………….

تحريرًا في تاريخ يوم ………………

(عنوان الرسالة)………………………

إلى السادة الموظفين في قسم ………….

تحية طيبة، وبعد ؛؛

نُحيطكم علمًا بأنه قد تم تغيير موعد الاجتماع السنوي الذي كان من المقرر انعقاده في يوم …………. وإرجائه إلى تاريخ يوم …………….. في تمام الساعة ………، مع تمنياتنا بدوام التوفيق والسداد.

المرسل السيد رئيس قسم …………………… التوقيع …………………. ختم الشركة ……………….

نماذج رسائل طلب وظيفة

النموذج الأول:

(طلب الحصول على وظيفة)

تحريرًا في يوم ……….. الموافق ………. من عام ……..

الى السيد/ …………….. مدير قسم الموارد البشرية في مؤسسة ……………..

تحية طيبة، وبعد …

أتقدم إلى سيادتكم بطلب الحصول على وظيفة ……. في قسم ………. حيث أنني قد حصلت على مؤهل ….. ولدي خبرة تمتد إلى 5 سنوات في مجال العمل، ولذلك؛ ألتمس العثور على فرصة عمل مناسبة لديكم، ولكم كامل التوقير والاحترام.

مُقدم الطلب/ …………… رقم الهوية الوطنية ………… رقم الجوال……..

النموذج الثاني:

(طلب الحصول على عمل)

التاريخ/ ………

إلى السيد رئيس مجلس إدارة مؤسسة …………

تحية عطرة، أما بعد …

إنني قد حصلت على درجة البكالوريوس في تخصص ……….. وحصلت على درجتي الماجستير والدكتوراه في التخصص ذاته إلى جانب الخبرة العملية الطويلة كموظف ………، ولذلك؛ أتطلع إلى موافقة سيادتكم على التحاقي بالعمل لدى المؤسسة العريقة خاصتكم من أجل استثمار ما لدي من علم وخبرة في تطوير هذا القطاع الهام والحساس لدى المؤسسة، لكم مني خالص الاحترام والتقدير.

مُقدم الطلب المواطن /…………… رقم الجوال ……………….. رقم الهوية الوطنية/ ……………

التوقيع ……………

نموذج شكوى رسمية

يُوجد العديد من أمثلة نموذج تقديم شكوى رسمية يُمكن تقدميها إلى المدراء أو رؤساء الأقسام في المؤسسات العامة والخاصة، مثل:

نموذج رقم 1

اسم المؤسسة/ ……

تاريخ اليوم: ……………..

إلى السيد رئيس قسم …………….

تحية طيبة،، وبعد …

أتقدم إلى سيادتكم بهذا الخطاب بعد أن تم توقيع الظلم عليّ وحرماني من الدرجة الوظيفية الترقية المستحقة وإسنادها إلى موظف آخر دون وجه حق، ولما كان هذا الظلم البين؛ لم أجد سوى أن أرفع هذه الشكوى إليكم، وإنني على يقين من حرصكم على تطبيق مبادئ العدل والمساواة وإعطاء كل ذي حق حقه داخل المؤسسة، ولكم كل التقدير والاحترام.

المُرسل الموظف/…………… في قسم………………….. الرقم الوظيفي……………..

التوقيع/………….

نموذج رقم 2

تحريرًا في يوم/ ……….

أتقدم برسالة شكوى موجه إلى السيد المدير العام/ ……………. بشركة ………………..

أُحيط سياتكم علمًا بأنه كان من المقرر أن يتم صرف مكافأة مالية وقدرها …….في تاريخ يوم ……. إلى فريق الموظفين في مشروع ………. نظير مساهمتهم في نجاح وتفرد هذا المشروع، ولكن لم يتم صرفها لهم حتى الآن وقد مضى من الوقت شهرين على تاريخ الموافقة على القرار؛ لذلك؛ أرجو من سيادتكم إصدار قرارًا بسرعة صرف تلك المكافآت في أقرب وقت، ولكم خالص الشكر والتقدير.

مُقدمة لكم السيد/ ……….. الموظف في قسم ……….. بالنيابة عن كافة الموظفين المستحقين للمكافأة

التوقيع/ …………….

اهمية كتابة رسائل رسمية احترافية

يُذكر أن كتابة رسائل ونماذج خطابات رسمية بشكل احترافي له عدد هائل من الفوائد، ومن أهم تلك الفوائد، ما يلي:

• وجود نقطة اتصال رسمية ومباشرة بين الموظفين ورئيس القسم أو رؤساء الأقسام والمدير العام.
• طريقة رسمية يتم من خلالها رفع الشكاوى والتقارير إلى الجهة أو الشخص المسؤول داخل المؤسسة.
• تُساعد على إعلام كافة الموظفين داخل المؤسسات بأهم القرارات الحديثة بشكل فوري.
• تُساعد الموظف على استخدام طريقة لبقة واحترافية من أجل مخاطبة مدير القسم أو المدير العام.
• وسيلة جيدة يُمكن من خلالها توثيق الأحداث المختلفة داخل الشركة بشكل رسمي.

وفي نهاية هذا الموضوع؛ نكون قد عرضنا لكم مجموعة نماذج رسائل رسمية جاهزة مع توضيح اهمية كتابة رسائل رسمية احترافية والطريقة الصحيحة لكتابتها أيضًا سواء فيما يخص الخطابات الخاصة بالطلبات الإدارية أو نماذج الشكاوى وطلبات الوظائف أو غيرهم.