نماذج خطابات ادارية مميزة .. شروط كتابة خطاب اداري

كتابة ياسمين - آخر تحديث: 25 أكتوبر 2020 , 10:10
نماذج خطابات ادارية مميزة .. شروط كتابة خطاب اداري

نماذج خطابات ادارية من أهم النماذج الخاصة بعالم المال والأعمال ولا سيما أن تلك النماذج المُستخدمة بشكل أساسي في تبادل المعلومات والإخطارات داخل مؤسسات ومنشآت العمل بمختلف أنواعها وتخصصاتها والأنشطة المُتبعة بها أيضًا، وبطبيعة الحال؛ فإن كل نشاط أو حدث أو علاقة إدارية داخل المؤسسة تتطلب نموذج مختلف من الخطابات الإدارية، وفي هذا الصدد؛ فسوف تتضمن الفقرات التالية توضيح ما هي تلك الخطابات مع عرض بعض من النماذج المناسبة للاستخدام من أجل هذا الغرض أيضًا.

نماذج خطابات ادارية

يُمكننا تعريف الخطاب الإداري على أنه الرسائل التي يتم تبادلها داخل المنشأة بشكل رسمي؛ حيث يتم تبادلها بين الموظفين وبعضهم البعض وبين الموظفين والمدراء أيضًا أو مع الشخصية الاعتبارية المتمثلة في القسم الإداري بوجه عام أيضًا داخل المؤسسات، وفيما سبق؛ كانت الرسائل الإدارية تحمل الشكل الورقي المتعارف عليه فقط؛ في حين أن الطابع الإلكتروني قد ترك لمسته الخاصة عليها أيضًا وأصبح يتم الآن الاعتماد على البريد الإلكتروني من أجل تسليم الخطابات والرسائل الإدارية إلى الموظفين والمدراء، وهناك العديد من نماذج صيغة خطاب إداري يُمكن الاعتماد عليها في ذلك، ويمكن الحصول عليها بصيغة doc ملف وورد “من هنا” أو بصيغة البي دي إف “من هنا

انواع الخطابات الادارية

نظرًا إلى تعدد الأنشطة والأغراض الخاصة بإرسال الخطابات والرسائل الإدارية داخل الشركات المختلفة؛ فلقد أشار الخبراء في تخصص العلاقات العامة بمنشآت العمل المتنوعة إلى أنه يُوجد أكثر من نوع من أنواع الخطابات الإدارية والتي تتنوع بين رسائل وتقارير ومذكرات أيضًا يتم اختيار الأفضل والأنسب للحدث من بينها، ومن ثم؛ البدء في الإعداد والإرسال إلى الشخص المعني بهذا الخطاب، وتأتي أنواع تلك الخطابات على النحو التالي:

رسالة إدارية عامة

الرسالة الإدارية هي التي يتم إعدادها وإرسالها بهدف تعزيز العلاقات بين الإدارات المختلفة داخل مؤسسة العمل، حيث تتضمن تلك الرسائل يعض من القرارات والمعلومات التي يجب أن يكون كل أفراد المؤسسة في مختلف الإدارات مُلمين بها، وبالطبع؛ فإن مضمون الرسالة يكون مختلف بالاعتماد على الطرف المُرسلة إليه؛ حيث أن إرسال رسالة إدارية إلى موظف تختلف عن المُرسلة إلى المدير العام أو رؤساء الأقسام وتختلف أيضًا عن الرسائل التي يتم إرسالها إلى أحد الأقسام أو إلى مجموعة من الموظفين أو العاملين داخل المؤسسة دفعة واحدة.

المذكرات الإدارية

تجد المذكرات الإدارية درجة كبيرة من الاهتمام والاستخدام داخل مؤسسات العمل؛ وهي تختلف عن الرسالة الإدارية في أنها تكون ذات حجم صغير؛ حيث أنها في معظم الأحوال لا يزيد حجمها عن صفحة واحدة فقط، أما مضمون المذكرة الإدارية؛ فهو يكون مثتعلقًا إلى حد كبير بالمهام اليومية بالعمل، ومنها إعطاء أحد الموظفين أو رؤساء الأقسام مجموعة من المهام واجبة التنفيذ أو إرسال مذكرة من أجل التذكير ببعض الأحداث الهامة داخل المؤسسة مثل مواعيد الاجتماعات وغيرها.

التقارير الإدارية

تُعد التقارير الإدارية من أهم صور الخطابات الإدارية داخل مؤسسات العمل العامة والخاصة، وهي في الواقع تدور حول موضوع أو حدث واحد فقط؛ حيث يجب معرفة طريقة كتابة تقرير إداري بحيث يتم تقديم أهم التفاصيل والمعلومات المتعلقة بهذا الموضوع أو الحدث وإظهار أوجه الإيجابيات والسلبيات ويُذكر إن رؤساء الأقسام والمدراء دائما ما يعتمدون على التقارير التي تصلهم من الموظفين والمرؤوسين داخل المؤسسة من أجل اتخاذ القرار النهائي والصحيح تجاه موضوع ما أو قضية ما خاصة بمسيرة العمل داخل المؤسسة.

نماذج رسائل ادارية

إعداد الرسائل الإدارية من المؤكد يختلف محتواه وفقًا للغرض الذي يتم إعدادها من أجله، ولكن هناك أجزاء مُحددة لا يُمكن التغاضي عنها أو إهمالها داخل الرسالة الإدارية لكي تكون بالفعل معتمدة ورسمية داخل مؤسسة العمل، ومن أمثلة نماذج وخطابات الرسائل الإدارية التي يُمكن الإطلاع عليها للمساعدة في فهم الشكل الأساسي لتلك النماذج، ما يلي:

النموذج الأول:

عنوان الرسالة: طلب من أجل الحصول على ملف إداري بالشركة

تحريرًا في تاريخ/ …………….. شركة ………………..

إلى السيد رئيس قسم/ ………..

تحية طيبة .. وبعد

ألتمس من سيادتكم مساعدتي في الحصول على الملف الإداري (رقم مرجعي ……..) نظرًا إلى اعتماد المهام المُوكلة إليَّ في العمل على المعلومات المثدونة في هذا الملف، مع التعهد بإعاة هذا الملف مرة أخرى فور الانتهاء من استخدامه

وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير.

اسم الموظف ………… التوقيع …………….

النموذج الثاني:

شركة ……….

تحريرًا في تاريخ: …../……./………

إلى السيد المدير العام في مؤسسة …… 

موضوع الرسالة: تأجيل موعد الاجتماع الشهري

أتقدم إلى سيادتكم عبر هذه الرسالة بطلب الموافقة على تأجيل موعد الاجتماع الشهري المُقرر حتى الآن انعقاده في يوم … الموافق ……. نظرًا إلى الأسباب التالية/ (………………………..)

مع إرسال الموعد الجديد لعقد الاجتماع حتى يتم اعتماده وإبلاغ كافة الموظفين به، ولكم كامل الاحترام والتقدير.

اسم المُرسل (المشرف على الاجتماع)/ …………… الموظف بقسم ……….. التوقيع ………..

يتم إرسال نسخة من قرار تأجيل موعد الاجتماع إلى كل من: (الإدارة العامة، رئيس لجنة الاجتماعات، الموظفين المعنيين بالحضور).

النموذج الثالث:

في تاريخ يوم/ ………… بشركة ………..

إلى السيد رئيس قسم شؤون العاملين/ ………………

موضوع الرسالة: طلب إجازة مرضية

الرجاء من سيادتكم الموافقة على منحي إجازة مرضية اعتبارًا من يوم ……… وحتى يوم ………نظرًا إلى توجيه التقارير الطبية خاصتي والتي تتطلب إلى الحصول على قدر من الراحة خلال الفترة الزمنية المذكورة أعلاه، وتفضلوا بقبول فائق الاحترام.

اسم الموظف …………….. التوقيع …………..

(مرفق التقارير الطبية الرسمية المؤكدة لحاجة الموظف إلى إجازة مرضية).

شروط كتابة خطاب اداري

هناك مجموعة من الشروط التي لا بُد من الالتزام بها أثناء كتابة الخطابات الإدارية بمختلف أنواعها؛ حتى تكون بالفعل رسمية وسيمة، وهي:

  • الاعتماد على لغة حوار سهلة وواضحة وبليغة معتمدة على مفردات اللغة السليمة وبعيدة عن المفردات العامية؛ حتى يتمكن مستلم الخطاب من فهم محتواه والمقصود منه بسهولة.
  • لا بُد أن تكون كافة المعلومات المُدونة في الخطاب صحيحة وموثقة ومعتمدة لكي يجد المُرسل إليه الفرصة كافية من أجل قبول أو رفض مضمون الرسالة.
  • من المهم أن تكون عبارات الرسالة مختصرة وبليغة تصب في الهدف المنشود من إرسالها سواء طلب أو تقديم شكوى أو غيرهم، وأن تكون خالية من أي تفاصيل إضافية غير مُفيدة.
  • لا بد من الإشارة إلى تاريخ إرسال الخطاب الإداري واسم المرسل إليه والمضمون وكذلك اسم المُرسل وتوقيعه، وإرفاق أي مستندات مطلوبة إن وُجدت.

مواصفات الرسائل الادارية

يُوجد مجموعة من المواصفات المهمة التي يُمكن من خلالها تمييز أن هذه الرسالة أو هذا الخطاب هو خطاب إداري رسمي ومعتمدة، ومن أهم تلك المواصفات ما يلي:

  • يجب أن تحتوي الترويسة على العنوان الأساسي الخاص بسبب إرسال هذه الرسالة، مثل طلب ملف إداري، طلب تأجيل اجتماع، وغيرهم.
  • توضيح التاريخ الخاص بإرسال هذه الرسالة كاملًا، مع التطرق إلى اسم المؤسسة.
  • استعراض اسم الشخص المُرسل إليه الرسالة سواء كان شخصية عادية أو اعتبارية.
  • كتابة عبارة تحية افتتاحية أو الاكتفاء بكلمة (بعد التحية).
  • توضيح عنوان الرسالة ثم محتوى الرسالة بعبارات بليغة.
  • تحية ختامية قصيرة.
  • توضيح اسم المُرسل، والتوقيع خاصته.
  • الاهتمام بنوع الورق المُستخدم في كتابة الرسالة.
  • استخدام أحد الخطوط الواضحة بحجم مناسب، والابتعاد عن الخطوط المحتوية على الرموز أو الأشكال غير الواضحة.
  • يجب الاعتماد على استخدام علامات الترقيم، والاهتمام أيضًا بترك مسافات مناسبة بين فقرات الرسالة.
  • الاهتمام بتنسيق شكل ورقة الرسالة وتنسيق الهوامش الخارجية والترويسات.

وختامًا؛ في نهاية هذه المقالة؛ نكون قد قمنا بعرض نماذج خطابات ادارية مميزة وتطرقنا كذلك إلى توضيح شروط كتابة خطاب اداري وأهم المواصفات والخصائص التي يجب اتباعها من أجل إنشاء رسائل وخطابات رسمية يُمكن الاعتماد عليها في إرسال تلك الرسائل بين أفراد منشأة العمل.

835 مشاهدة